Assistant d'Agence H/F VINCI Construction France Délégation Génie civil Ouest

L'entreprise. GTM Ouest, filiale de VINCI Construction en France, est un acteur de la construction ancré en Bretagne et en Pays de la Loire, réalise tout type de travaux de génie civil, en entreprise générale ou en lots séparés, pour le secteur public ou privé : routes, réseaux ferrés, ouvrages d'art, équipements industriels, etc.

Le poste. Son agence "Travaux Spéciaux et Travaux Industriels" recherche un Assistant d'agence H/F en CDD pour une durée de 5/6 mois environ, dans le cadre d'un remplacement congé maternité.

Les missions. Sous la responsabilité à la fois du Responsable d'agence et en lien direct avec les conducteurs de travaux, vous êtes notamment en charge de :

Gestion administrative des chantiers :

Réalisation, des contrats de sous-traitance et avenants et des demandes d'agrément
Assurer le suivi administratif des affaires : remplir et suivre les documents liés au chantier (OS, avenants marché, PV de réception ...), rédiger les courriers d'affectation des compagnons ...
Etablir et gérer les commandes et contrats en tous genres aux côtés des équipes travaux
Gestion des conventions de prêt de personnel
Gestion des conventions de groupement
Gestion des fins de chantier (attestations de travaux, DOE...), suivi des cartes FNTP, classement, archivage et tenue des dossiers

Gestion des appels d'offres avec le service étude de prix :

Gestion des dossiers de candidatures et d'appels d'offres : établir le dossier de candidatures, récupérer le dossier d'étude de prix sur les plateformes et participer à la rédaction de l'attestation de travaux aux côtés du service travaux
Gérer le dépôt des dossiers : Assister le chargé d'étude au téléchargement des DCE et au dépôt ou envoi des dossiers de candidature sur la plateforme

Secrétariat pour l'agence :

Accueillir les visiteurs, gérer les appels téléphoniques et gérer le courrier
Assister le directeur d'agence dans l'organisation de son quotidien (prise de rendez-vous, réservations diverses, rédaction de courrier etc...)
Organisation des manifestations internes ou externes
Assurer le fonctionnement de l'agence et gérer les principaux fournisseurs (commandes diverses,
Classement/archivage aux côtés des équipes travaux
Suivre les conventions de prêt de personnel compagnons

Cette liste de tâches est non exhaustive.