Guest Services Professional en Cabinet d'Avocats H/F Progressis

Disponibilité : immédiate ou dès que possible

Statut : Employé Intérim 1 mois renouvelable

Lien hiérarchique : Rattachement direct au Directeur Administratif et Financier, et à son adjoint Responsable des Services Généraux.

Horaires : 35 heures réparties sur une plage horaire allant de 8h30 à 19h30 selon les besoins du service (des heures supplémentaires rattrapées ou rémunérées sont à prévoir en semaine)

Equipe : Services généraux

Liens : Ensemble des acteurs du cabinet

Rémunération : 35-40K€ sur 13 mois selon profil

Vous avez travaillé dans des environnements tels que les cabinets d'avocats/conseil, l'hôtellerie/restauration haut de gamme, des structures bancaires ou fonds d'investissement sur des postes de service (notamment service en salle dont l'expérience est indispensable) et accueil de clientèle haut de gamme, votre parcours et expertise pourrait être une vraie valeur ajoutée pour le cabinet.

Vous bénéficiez de la possibilité de vous investir dans des tâches de service comme vous pourriez l'avoir en hôtellerie de luxe sans avoir à travailler le week-end, vous pourrez également être formé sur de nouvelles tâches administratives.

Les environnements exigeants vous animent, vous aimez les grandes structures internationales et souhaitez être pilier du bon fonctionnement des services à la disposition du personnel d'un cabinet d'avocats, vous avez une présentation irréprochable et un vrai sens du service, votre anglais est courant, vous vous épanouissez dans les environnements aux rythmes soutenus et savez vous occuper dans les moments d'accalmie, alors vous êtes fait pour cette opportunité.

Situé dans le 16e arrondissement de Paris, métro Jasmin, le cabinet vous offre de nombreux avantages tels que l'intéressement et la participation, la révision des salaires chaque année, un CSE, un service de conciergerie, une salle de sport et met en avant le bien-être au travail.

Le Cabinet :

Fondé en 1863 à San Francisco, ce cabinet d'avocats international compte plus de 1300 avocats répartis au sein de plus de 25 bureaux dans le monde. À Paris, les équipes pluridisciplinaires offrent une assistance juridique globale et interviennent à la fois sur les transactions les plus innovantes et les litiges les plus complexes pour accompagner les sociétés des secteurs de la technologie et de l'innovation, de l'énergie et des infrastructures et de la finance.

Vos missions :

Assurer l'accueil des invités et le service en salle lors des déjeuners et évènements et gérez quotidiennement le bon fonctionnement et l'organisation optimale des moyens et services mis à la disposition du personnel du cabinet. La liste ci-dessous présente les principales responsabilités de ce poste. Cette liste n'est pas exhaustive et peut faire l'objet de modifications en fonction des besoins du cabinet.

Service en salle et réception des invités 90%:

- Vérification des salles de réunion et maintien de leur propreté et confort tout au long de la journée.

- Préparation et service des boissons aux visiteurs lors des réunions ; mise en place des plateaux repas et pâtisseries.

- Réservation et aménagement des salles de réunions et des espaces de convivialité pour des évènements (déjeuners, séminaires, etc.).

- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et du personnel en appui aux réceptionnistes attitrés

- Apporter un service sur mesure aux invités habitués (connaître leurs habitudes et préférences)

- Dressage des tables et des buffets et travail et soutien des équipes en charge des évènements

Collaboration avec les équipes internes pour assurer le haut niveau de service et autres tâches diverses :

- Nettoyage et réapprovisionnement des machines à café et fontaines à eau.

- Gestion des incidents liées aux machines à café et aux fontaines à eau via les prestataires concernés.

- Gestion des stocks : épicerie, vaisselle, alcool, etc.

- Recherche de nouveaux prestataires ; réalisation d'analyses comparatives.

- Participation aux tâches administratives : saisie des factures, suivi des commandes, appels d'offres.

- Vérification des factures via le logiciel interne (Zeendoc).