Responsable Administratif·ve H/F
Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Béziers - 34
- Fonctionnaire
- 23 568 - 29 232 € / an
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Missions
Pilotage administratif et coordination du Centre
Assurer la responsabilité administrative du Centre Du Guesclin et le lien fonctionnel avec les composantes présentes à Béziers ainsi qu'avec les services centraux de l'établissement.
Organiser, coordonner et superviser le fonctionnement régulier et continu des services administratifs du Centre.
Prévenir et anticiper les situations de crise ; piloter ou coordonner les réponses appropriées.
Contrôler l'application des règles et procédures administratives ; suivre les audits et mettre en oeuvre les recommandations associées.
Gérer les élections universitaires du Centre et assurer le suivi des commissions disciplinaires en cas de fraudes.
Encadrement et management des équipes
Assurer le management du service, le pilotage opérationnel et l'animation des équipes administratives du Centre.
Mettre en oeuvre et assurer les processus RH individuels ou collectifs : recrutements (contractuels, vacataires), intégrations, mobilités, promotions.
Réaliser les campagnes et comptes rendus des entretiens professionnels annuels.
Gestion des ressources pédagogiques et de la scolarité
Superviser l'activité des services de scolarité et des secrétariats pédagogiques des formations des UFR présentes à Béziers.
Veiller à la qualité de l'accueil des étudiants et gérer les situations conflictuelles avec l'administration ou le corps enseignant.
Superviser la gestion des formations et de la scolarité, notamment les inscriptions pédagogiques, l'élaboration des emplois du temps, l'organisation des cours et des examens, ainsi que le suivi des procès-verbaux de notes.
Superviser le planning d'occupation des salles tout au long de l'année universitaire.
Gestion financière, logistique et juridique
Participer à l'élaboration du budget du Centre, contrôler sa répartition et suivre son exécution.
Superviser et certifier les devis, factures, conventions et arrêtés dématérialisés relevant du Centre.
Valider les ordres de mission et les frais de déplacement.
Rédiger les arrêtés d'AOT (Autorisation d'Occupation Temporaire du domaine public).
Négocier et établir les contrats et conventions de la structure en lien avec les partenaires, et veiller à la valorisation des activités.
Définir et conduire la politique d'achats du Centre.
Hygiène, sécurité et entretien
Veiller à la bonne application des règles de prévention, d'hygiène et de sécurité de l'établissement, et en contrôler la mise en oeuvre.
Suivre les travaux d'entretien du bâtiment et veiller au respect des réglementations en vigueur.
Conduite de projets
Piloter des projets d'évolution technique ou organisationnelle de la structure, en lien avec les objectifs stratégiques de l'établissement.
Le profil recherché
Compétences
CONNAISSANCES ET SAVOIRS
Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels de bureautique
Expertise des applications de scolarité : APOGEE, ACCESS, B.O., ADE, SUAPS
Expertise des applications GED et NOTILUS
Bonne connaissance des règlements et des normes juridiques qui régissent une université
Techniques de management et de négociation
SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
Capacité à gérer l'urgence et à sérier les degrés de priorités
Capacité à la polyvalence des missions et des tâches
Capacité à fixer des objectifs avec ses agents
Capacité à remplacer un gestionnaire pédagogique en cas d'absence prolongée
Savoir représenter un établissement
Afficher la suite
SAVOIRS ÊTRE
Rigueur et responsabilité
Autorité et compétence
Capacités managériales
Esprit d'analyse et de synthèse
Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Conditions d'exercice particulières :
- Contraintes horaires à la rentrée des deux semestres et lors des deux sessions d'examens
- Astreintes (disponible pendant les fermetures administratives pour le suivi des mails et possibilité de déplacement au centre en cas de déclenchement d'alarme)
Formation :Bac +5 minimum souhaité. Bac +3 minimum requis.
Expérience :Expérience de 5 ans minimum souhaitée en management, coordination d'équipe et en gestion financière.
Infos complémentaires
Entre 23568€ et 29232€ bruts
Publiée le 30/08/2025 - Réf : 2025-2033580
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