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Gestionnaire des Emplois du Temps H/F
Avignon Universite

Avignon - 84
CDD
1 905 € / mois
Bac +2
Service public des collectivités territoriales
Exp. - 1 an
Exp. 1 à 7 ans
Exp. + 7 ans

Les missions du poste

Missions du service :

La Direction des études et de la scolarité participe à l'élaboration et à la mise en oeuvre des orientations stratégiques de l'établissement dans le domaine de la formation et de la scolarité. Elle veille à assurer un accompagnement auprès des services et équipes pédagogiques et coordonne la réalisation de projets transversaux à la formation, visant à optimiser et moderniser les missions liées aux parcours des étudiant.e.s.

Vos missions :

Vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique et compétente, rejoignez le pôle des emplois du temps.

Le ou la gestionnaire des emplois du temps est affecté.e au sein du Bureau du déploiement et de l'accompagnement des outils de la formation qui englobe le pôle des outils et du suivi de l'offre de formation et le pôle des emplois du temps. Sous la supervision de la cheffe du bureau, vous élaborerez les emplois du temps des formations Licences, Licences professionnelles, Masters et Diplôme de l'université cursus master en ingénierie (DU CMI) de l'Institut Agrosciences, environnement, santé (AGES).

Vous êtes prêt à relever de nouveaux défis et mettre en avant votre polyvalence ? En étroite collaboration avec l'équipe du pôle des outils et du suivi de la formation, vous participerez au développement du projet national PEGASE qui consiste à déployer un système d'information scolarité au sein de notre université. Vous serez affecté.e sur des missions spécifiques telles que le codage des Unités d'Enseignements (UE) et des Éléments Constitutifs d'Unité d'Enseignement (ÉCUE) afin de garantir la modélisation des formations.

En plus de consolider vos qualifications, assurer ces missions est l'occasion d'enrichir vos domaines de compétences afin de pouvoir évoluer au sein de la Direction des Études et de la Scolarité vers le Pôle des outils et du suivi de l'offre de formation ou le Bureau de gestion des études, ainsi que sur un poste de gestionnaire de formation de composante.

Activités principales :

1. Organisation des emplois du temps de l'Institut AgES :

- Réceptionne et analyse les cahiers des charges de la composante ;

- Élabore les emplois du temps des étudiant.e.s et enseignant.e.s en tenant compte des contraintes spécifiques (calendrier pédagogique, locaux, effectifs étudiants et impératifs propres à chaque formation) ;

- Effectue la synchronisation entre le calendrier pédagogique et les différents impératifs de scolarité.

2. Gestion du logiciel des emplois du temps Hyperplanning :

- Effectue la mise à jour de la base Hyperplanning ;

- Saisie de données (création de calendriers semestriels, journées banalisées, vacances de cours, jours fériés) ;

- Traite les demandes de modifications des emplois du temps ;

- Gère les réservations de salles.

3. Accueil et conseil des usager.e.s :

- Effectue les rendez-vous avec les responsables de formation afin d'identifier et respecter les obligations pédagogiques ;

- Travaille en concertation avec les scolarités de composantes sur les aspects fonctionnels permettant une meilleure collaboration interservices ;

- Assure l'accueil physique et téléphonique (dont une permanence sur le campus Jean Henri-Fabre).

4. Participation au paramétrage et au suivi de l'offre de formation :

- Code les éléments de maquette (Unités d'Enseignement et Éléments Constitutifs) dans le Système de scolarité (SI) Neige et sur le futur (SI) de scolarité Pégase.

Activité cyclique avec des pics importants : notamment en amont et au début de chaque semestre universitaire, lors de l'élaboration et de la modification des emplois du temps.
Mobilité ponctuelle entre sites : tenue d'une permanence physique sur le campus Henri-Fabre (nombre de jours à définir).
Relationnel soutenu : interactions constantes avec les responsables pédagogiques, les enseignants et les gestionnaires de formation des scolarités de composantes.

Le profil recherché

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Environnement administratif, institutionnel et politique, Techniques de secrétariat, Utilisation de logiciels spécialisés, Contrôler la conformité des données, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, Utiliser les outils numériques, Diffuser une information, une publication, Mettre à jour un dossier, une base de données, Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

Bienvenue chez Avignon Universite

Merci de faire acte de candidature uniquement sur la plateforme dédiée à l'adresse suivante : https://recrutement.univ-avignon.fr/poste/

Composition du dossier de candidatures : CV, lettre de motivation et copie du dernier diplôme.
Poste ouvert aux personnes en situation de handicap

Publiée le 28/08/2025 - Réf : 196ZLGV

Gestionnaire des Emplois du Temps H/F

Avignon Universite

Avignon - 84
CDD

Publiée le 28/08/2025 - Réf : 196ZLGV

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