Secrétaire de Direction H/F Fondation Carmignac

Détail du poste

La Fondation Carmignac est à la recherche de son/sa nouveau/elle secrétaire de direction.

Créée en 2000 par Edouard Carmignac, cette Fondation d'entreprise s'articule autour de deux axes : une collection qui comprend plus de 300 oeuvres et le Prix du photojournalisme.
En partenariat avec la Fondation Carmignac, un lieu d'exposition accessible au public, la Villa Carmignac, a été créée sur le site de Porquerolles afin d'y exposer la collection et organiser des actions culturelles et artistiques.

Responsabilités :

Vous travaillez pour la Fondation Carmignac à Paris. Sous la direction des directeurs général et adjoint, vous intégrez le service administratif composé de 2 autres personnes. Vous aurez pour mission :
- Organiser et optimiser l'agenda de la Fondation, gérer les appels, les messages et la correspondance de la Fondation, maintenir le système d'archivage, gérer les commandes de fournitures, de livres et les abonnements, faciliter la circulation de l'information entre les différents services, apporter un soutien administratif aux différents services selon les besoins
- Organiser et optimiser l'agenda du Directeur Général, gérer les appels, les messages et la correspondance du Directeur Général, constituer et organiser les dossiers pour les rendez-vous importants, assurer la veille et les rappels de délai, organiser les voyages et déplacements du directeur général
- Rédiger les contrats selon les modèles établis et les directives de la direction, assurer le suivi des contrats et vérifier le respect des clauses et échéances, gérer le circuit de validation et les signatures des contrats, organiser le classement et l'archivage des contrats signés, assurer l'interface avec le cabinet d'avocats et/ou le service juridique, alerter la direction sur les points d'attention contractuels et les échéances importantes
- Centraliser les voyages de l'équipe de la Fondation, organiser les voyages et déplacements des invités de la Fondation (artistes, VIP, commissaires), élaborer des feuilles de route détaillées pour les déplacements et visites, coordonner l'accueil des personnalités et organiser leur programme de séjour, veiller au respect du budget voyages conformément aux règles internes et assurer le suivi avec les prestataires.
- Assurer le relais d'information entre la Fondation à Paris et la Villa à Porquerolles, coordonner la transmission des documents et dossiers entre les deux sites, veiller à la continuité du traitement des dossiers partagés, faciliter les déplacements du personnel entre les deux sites et organiser les team buildings, participer à l'uniformisation des pratiques administratives.

Vous êtes fait(e) pour ce poste si :
- Vous êtes doté(e) d'une aisance relationnelle et rédactionnelle avérée.
- Vous parlez couramment anglais et souhaitez évoluer dans une petite équipe dans laquelle vous devrez faire preuve de réactivité et d'autonomie, d'une capacité d'adaptation ainsi que d'un sens de l'initiative.
- Vous êtes le roi/la reine de l'organisation
- Votre sens de la discrétion et de la confidentialité vous qualifient et vous maîtrisez les outils informatiques (Pack Office, logiciel comptable...)
- Vous avez des connaissance du droit et des législations en vigueur.
- Vous avez une expérience de 3 ans réussie dans un poste similaire
- Vous avez une appétence pour le monde de l'art contemporain et le milieu muséal

Poste à pourvoir en présentiel à Paris pour un CDI avec avantages tickets restaurants et forfait mobilité douce.

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