Secrétaire Administratif - Pôle Soutien au Tribunal Judiciaire de Dunkerque H/F Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité
Dunkerque - 59 Fonctionnaire- Bac
- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
Vos activités principales Le secrétaire administratif est affecté au pôle soutien qui comprend les secrétariats des chefs de juridiction et du directeur de greffe, la cellule de gestion administrative et budgétaire, la régie, le service centralisateur des frais de justice, le service des scellés et le bureau d'aide juridictionnelle
Suivant les besoins de la juridiction, le secrétaire administratif assure soit :
- Les fonctions de secrétaire du président du tribunal ou du procureur de la République ou de la directrice de greffe
Secrétariat de direction : accueillir et renseigner les différents interlocuteurs, gérer les agendas, préparer les réunions, élaborer des documents administratifs.
Service support et logistique : prendre en charge les aspects logistiques, gérer les plannings de réservation et d'audience, gérer les fournitures, les badges d'accès, les clés...
Constitution et mise à jour des dossiers des personnels titulaires et non titulaires
Secrétariat du directeur de greffe : accueillir et renseigner les différents interlocuteurs, gérer l'agenda, préparer les réunions, élaborer des documents administratifs, des courriers et des courriels, assurer la tenue des boites mails...
Gestion administrative des agents du Tribunal Judiciaire en lien avec la direction du greffe
- La tenue de la cellule de gestion administrative et budgétaire
Gestion et suivi du budget de fonctionnement de la juridiction : préparer les demandes d'achat et les enregistrer dans Chorus formulaire, gérer les constatations de service fait, suivre la consommation et l'exécution de la dépense, participer à l'élaboration des demandes budgétaires...
Gestion du bâtiment, gestion du parc automobile, gestion du service intérieur.
Gestion hygiène et sécurité.
- La gestion du service centralisateur des frais de justice :
Réceptionner les mémoires de frais sous Chorus formulaire, les contrôler au vue des pièces justificatives numérisées via le portail Chorus
Certifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxation
Gérer les engagements juridiques hors marché
Assurer le suivi du stock et créer des tableaux de bord...
- La gestion de l'aide juridictionnelle :
Accueillir et renseigner les justiciables
Recevoir les demandes et enregistrer les dossiers dans l'applicatif métierPréparer la commission d'aide juridictionnelle
Gérer les mémoires de l'aide juridictionnelle et assurer le recouvrement au titre de l'aide juridictionnelle
- La gestion du service des pièces à conviction
Gestion des pièces à conviction : les réceptionner après vérification du bordereau récapitulatif de dépôt; les enregistrer dans l'applicatif métier; les ranger, les manipuler et les trier dans les locaux du greffe dédiés à leur conservation, préparer les restitutions, les remises à France Domaine ou à l'AGRASC et les destructions.
Participer àà l'expérimentation de délocalisation physique des pièces à conviction au CRGPAC d'HAZEBROUCK
Le profil recherché
Connaissances
Applicatifs métiers
Circuits administratifs
Organisation administrative et
judiciaire
Outils bureautiques
Outils de communication
Règles budgétaires et comptables
Statut général de la fonction
publique et des statuts particuliers
Savoir-faire
Alimenter des tableaux de bord et
statistiques
Appliquer les textes législatifs et
réglementaires
Maîtriser les nouvelles technologies
Afficher la suite
Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
Maîtriser les techniques d'accueil
physique et téléphonique
Organiser sa charge de travail
Travailler en équipe
Savoir-être
Avoir le sens de l'organisation
Avoir le sens des relations humaines
Etre à l'écoute
Etre autonome
Etre réactif
Faire preuve d'initiative
Faire preuve de capacité d'adaptation
Faire preuve de discrétion
Savoir anticiper
Etre rigoureux
f
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