Assistant de Direction des Services Techniques - Commune de Greoux les Bains H/F Fonction publique Territoriale
Gréoux-les-Bains - 04 Fonctionnaire- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
La commune de Gréoux-les-Bains, station de tourisme située, dans les Alpes de Haute-Provence, 3 000 habitants, surclassée 10 à 20 000 habitants (3ème station thermale de France par sa fréquentation).
Collectivité attractive et dynamique reconnue pour la qualité de son cadre de vie, la commune rayonne par son territoire exceptionnel par sa dimension touristique (1 500 000 nuitées par an), son patrimoine et son environnement unique.
L'assistant ou l'assistante de direction apporte une assistance à la directrice des services techniques en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Missions :
Organisation de la vie professionnelle du service
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du service
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Rédaction et mise en forme de documents administratifs
* Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents administratifs (arrêté, compte-rendu, note, procès-verbal, courrier...)
* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
* Organiser le classement et respecter les règles d'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités du service
* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* Renseigner des tableaux de suivi administratif et budgétaire des activités du service
Accueil téléphonique et physique
* Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
* Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
* Transmettre des documents en respectant les procédures, les délais, les règles de confidentialité
* Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus
* Organiser la logistique des réunions (réservation de salles, mise à disposition du matériel, préparation des outils de visioconférence...)
Activités spécifiques
* Recherche et diffusion d'informations
* Gestion du courrier du cadre
* Participation aux activités de veille documentaire et réglementaire
Conditions particulières d'exercice :
- Travail en bureau
- Planning 37h00 / semaine
- Disponibilité
- Relations quotidiennes avec les élus, les techniciens et avec les autres services
Rémunération :
- Statutaire + régime indemnitaire
- 12 jours RTT
- Plurélya / Prévoyance
Le profil recherché
Savoirs généraux :
- Organisation de la collectivité
- Contexte et enjeux de la collectivité
- Notions de comptabilité analytique et de suivi budgétaire
- Missions du service
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités et des partenaires de la structure
- Notions en finances publiques locales
Savoirs socioprofessionnels :
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l'expression orale
- Règles rédactionnelles
- Fonctionnement de l'internet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique
- Techniques de secrétariat
- Rédaction d'écrits professionnels divers (arrêté dans le domaine technique, compte-rendu, note, procès-verbal, courrier...)
Qualités requises :
- Expérience confirmée sur un poste de secrétariat
- Adapter et organiser son travail en fonction des différentes échéances et situations
- Rédactionnelles
- Discrétion / Confidentialité
- Travail en équipe
- Compétences requises Excel et Word
- Reporting
Infos complémentaires
Statutaire + régime indemnitaire
- Gréoux-les-Bains - 04
- Fonctionnaire
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