Assistante de Direction H/F Coopérative U

Vous souhaitez rejoindre une enseigne de « commerçants autrement » où vous serez fier de la qualité des relations avec les fournisseurs et les responsables de magasins ?

Au sein de la Direction PGC, vous assistez la Directrice et son équipe, vous assurez la gestion administrative et budgétaire du service. Vous assurez la transmission des informations spécifiques internes et externes liées au fonctionnement du service.

Vos principales missions sont les suivantes :

1) Coordonner et optimiser le fonctionnement de la Direction. Vous êtes le relais des informations en interne et en externe :

- Assurer et coordonner la diffusion et être le relais des informations en interne et en externe
- Mettre en place/mettre à jour certaines procédures internes au service

- Assurer la logistique des réunions, et optimiser les déplacements professionnels

- Prendre les rendez-vous, coordonner et mettre à jour les agendas

- Prendre en charge l'accueil physique et téléphonique

- Réceptionner et trier les courriers et les e-mails

- Réaliser les commandes de matériels et fournitures diverses

- Organiser le classement et l'archivage des dossiers physiques et informatiques

- Coordonner éventuellement l'activité d'une équipe

2) Assurer la gestion administrative et budgétaire du service. Vous êtes l'interface entre les différentes activités :

- Rédiger des courriers et e-mails

- Rédiger et diffuser les convocations, ordres du jour

- Concevoir des process / outils internes au service

- Rédiger, synthétiser et préparer des supports de communications internes et externes (rapport, compte-rendu, note...)

- Élaborer et alimenter les bases de données dédiées (tableaux de bord de suivi - budget, devis, commandes, livraison...)

- Centraliser, suivre et contrôler les notes de frais du service, et factures diverses

- Être l'interface entre les différentes activités

3) Prendre en charge des dossiers / des projets liés à l'activité :

- Accompagner le suivi des dossiers spécifiques gérés en direct par le Directeur

- Être l'interface privilégiée avec les interlocuteurs interne et externe (CODIR, Directeurs et Associés)

- Préparer, constituer et assurer le bon suivi des dossiers / projets

- Planifier les différentes étapes d'un projet ou évènement lié à l'activité et être garant du suivi des rétroplannings

- Participer aux GT/réunions dans son périmètre

- Effectuer un reporting sur l'avancée des dossiers concernés