Secrétaire de Direction des Investissements H/F AP-HP

Détail du poste

MétierAssistanat secrétariat - secrétariat
Type de contratTitulaire ou CDI
Rémunérationindication montant en brut
Service d'affectationDirection des Investissements
Présentation du service
La Direction des Investissements rassemble pour les sept sites (Bicêtre, Paul Brousse, Antoine Béclère, Ambroise Paré, Sainte Perrine, Raymond Poincaré, Berck) un département Travaux, un département Maintenance et Sécurités, un département Equipements Biomédicaux, et un département Administratif et Financier.

La structure est la suivante :
- Une Directrice des Investissements
- Une Directrice adjointe des investissements / des Equipement et du Biomédical de l'APHP-Paris
- Un Directeur technique Maintenance et des Sécurités
- Deux Directrices secteurs travaux Sud et Ouest
- Un Responsable du contrôle de gestion et des amortissements
- Une Responsable du département administratif et financier
- Secrétariat : 2 assistantes (dont le poste est en recrutement)

Vos missions
Modalité de recrutement : Titulaire, CDI, CDD (renouvelable 3 mois)au 1er oct. 2025

Missions générales :
- Assiste dans l'ensemble des tâches du secrétariat de la Directrice des Investissements
- Assure le management du secrétariat de la Direction

Mission permanentes :
- Coordonne et anime le secrétariat
- Gère l'agenda de la Directrice des Investissements en coordination avec sa collègue
- Gère le planning des congés du secrétariat avec sa collègue et ceux des cadres de la Direction des Investissements
- Planifie les réunions
- Réalise des travaux bureautiques (courriers, rapports, notes, comptes rendus, plus suivit des effectif et recrutements etc.)
- Participe et rédige le compte rendu du CODIST et ceux des CTI des DMU
- Gère des dossiers spécifiques
- Classe et archive les dossiers de la Directrice et du secrétariat de direction
- Organise la gestion de l'administration des logements et des conventions d'occupation de tiers avec sa collègue
- Organise la gestion des gardes techniques et administratives
- Assure le relai avec la DRH sur les dossiers des agents de la Direction (évaluations, recrutements, formations...)

Missions ponctuelles et spécifique (liste non exhaustive) :
- S'assure de la continuité du secrétariat de la DIST
- S'assure du bon déroulement de dossiers spécifiques (de l'élaboration à la finalisation)

Particularités du poste :
- Confidentialité
- Loyauté
- Disponibilité

Profil recherché
PRES-REQUIS

Baccalauréat Professionnel
BTS secrétariat - assistante de Direction

COMPÉTENCES REQUISES

CONNAISSANCES PARTICULIERES REQUISES

- Capacité d'encadrement et d'animation d'un secrétariat
- Capacité de gestion et organisation d'un secrétariat de Direction
- Capacité rédactionnelle et prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE

- La connaissance de l'institution serait un plus
- Formation et expérience en secrétariat de Direction

QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES

- Discrétion, courtoise, qualité de communication et d'accueil
- Capacité d'adaptation, gestion des priorités
- Curiosité intellectuelle
- Rapidité d'exécution
- Capacité d'initiative et d'autonomie
- Rigueur, discrétion et précision
- Sens du relationnel
- Qualité rédactionnelle
- Sens de l'organisation
- Disponible

Schéma horaireJour
Temps de travail7h30
Horaires de travailAmplitude horaire : 08h30 - 18h30 Pause déjeuner : 1 h 00 Repos : Samedi et dimanche
TélétravailNon
Vos avantages à l'AP-HPAvantages liés au statut et à la fonction :
- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre) Aide à l'installation et au logement :
- Aide à l'installation (jusqu'à 1000 € versés par l'AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires Avantages sociaux :
- Remboursement du Pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables - Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux - Place en crèche selon disponibilités - Stationnement dans l'enceinte de l'hôpital ou à proximité, parking vélos - Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas...) et de vacances à tarifs préférentielsde même que diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...) - Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge - Accès à une offre de formation continue conséquente - Accès à l'espace détente : séances de relaxation

Description de l'hôpitalSitué au Kremlin-Bicêtre (94), alliant activités d'expertise et de proximité, il prend en charge la quasi-totalité des pathologies, de la maternité à la gériatrie aigüe et dispose d'activités de psychiatrie universitaire et de SMR spécialisés. Il est doté d'urgences adultes et enfants. Il est reconnu pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. Il dispose également d'une maternité de niveau 3 et accueille 36 centres de référence maladies rares.
Référence de l'offre2025-17115