Gestionnaire Contrat de Formation H/F Universite de Bordeaux
Talence - 33 CDD- 2 061 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Les missions du poste
Le collège Sciences et Technologies (ST) a pour mission d'élaborer et de coordonner la politique de formation initiale et de formation tout au long de la vie (FTLV) dans le domaine des sciences et technologies, en concertation avec les autres structures concernées.
Le service FTLV du collège ST apporte un support aux équipes pédagogiques dans le développement et la mise en oeuvre des actions de la formation continue et en apprentissage dans le périmètre des 7 unités de formation du collège ST : Biologie, Chimie, Informatique, Mathématiques et interactions, Physique, Sciences de l'ingénieur, Sciences de la Terre et Environnement. Il prend en charge la gestion administrative et financière des formations et le suivi des apprenants. Il apporte un appui en ingénierie de formation aux projets.
Préparation des actions de formation
Vous saisissez les données relatives aux actions FTLV sur YPAREO (logiciel interne)
Vous préparez et diffusez les documents liés à l'organisation des actions de formation (calendrier, conventions entreprises, contrats de formation individuels.)
Vous gérez l'organisation matérielle des actions : réservation des salles et des moyens pédagogiques, en fonction des demandes des intervenants, et des contraintes spécifiques (examens, conférences,.)
Vous préparez les dossiers d'ouverture de stage, constituez et mettez à jour les dossiers apprenants
Planification des formations
Selon le type de formation, et en lien avec le chef de service et des autres services internes de l'université, vous pouvez être amené(e) à assurer dans Ypareo, la planification des formations, le positionnement des intervenants internes/externes en se coordonnant avec les référents SGSE/e-vacataires et la réservation des salles correspondantes
Réalisation des actions
Vous assurez l'accueil et le suivi des usagers : entreprises, stagiaires et apprentis
Vous préparez la synthèse des heures (Système de gestion des services d'enseignement - SGSE) pour la cellule financière en lien avec le chef de service.
Vous assurez un relai avec les enseignants, responsables de filière, entreprises, tuteurs ou maîtres de stage
Vous assurez l'émission et la transmission de documents administratifs liés au déroulement des formations : attestations, états de présence-absence, bulletins, emplois du temps, convocations aux réunions, inscriptions des apprentis/stagiaires aux examens,.
Vous gérez administrativement les éventuelles ruptures ou départs en cours de formation des apprentis
Vous suivez les émargements, mettez à jour les présences/absences
Vous préparez les clôtures/évaluations, certifications, attestations
Vous centralisez les évaluations de satisfaction des apprenants, les communiquez auprès du chef de service FTLV
Vous participez aux Comités de perfectionnement et en rédigez le compte-rendu
Activités spécifiques
Vous assurez une coordination auprès des enseignants et apprenants sur les plateformes pédagogiques on-line des formations (dépôt des cours, diffusion d'informations, organisation des formations, création des comptes ou d'espaces.)
Vous assurez ponctuellement d'autres activités du service
Contexte du poste : L'université de Bordeaux a créé des services FTLV dans ses composantes pour une gestion commune de l'apprentissage et de la formation continue. Suite à la fusion de l'unité d'apprentissage et du service formation continue, l'activité du nouveau service FTLV s'organise de façon à assurer l'autofinancement et à développer des activités bénéficiaires, en conservant les usagers au coeur des actions du service.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Rédaction de compte rendu, Technique de gestion administrative, Utilisation base de données et outils bureautiques
Qualification : Technicien
Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Bienvenue chez Universite de Bordeaux
L'université de Bordeaux cultive depuis 575 ans les valeurs universelles qui ont forgé sa réputation : humanisme, exigence, créativité et diversité. L'école des savoirs encyclopédiques a évolué au fil du temps en une université pluridisciplinaire. Elle a su s'adapter à son environnement et se réinventer pour devenir une référence de l'enseignement supérieur et de la recherche.
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