Assistant de l'Organisme de Formation de France Victimes H/F France Victime
Paris 11e - 75 CDI- 26 000 - 30 000 € / an
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
L'assistant de l'organisme de formation est un.e administratif.ve spécialisé.e dans la gestion et le suivi des actions de formation. Il.elle gère les aspects administratifs et l'organisation logistique.
Sous la responsabilité de la responsable de l'organisme de formation, l'assistant.e aura pour mission :
La gestion administrative logistique et financière des formations proposées de la demande d'inscription à la facturation en respectant le référentiel Qualiopi :
- Gestion de l'accueil téléphonique et des demandes par mail,
- Edition de devis et des conventions de formation pour les formations du catalogue,
- Suivi des inscriptions et dossiers des participants (demande de prise en charge) sur les outils informatiques,
- Edition et envoi des documents en lien avec les sessions de formation en présentiel et distanciel (convocations, conventions, règlement intérieur, programme, plan d'accès, liste hôtels et restaurants, évaluations pré et post formation pour les apprenants et pour les formateurs)
- Mise à jour de la base de données des adhérents et stagiaires et la CVthèque.
- Préparation des sessions de formation (feuilles d'émargement, organisation de la salle, du matériel, achat des billets de train ou d'avion des formateurs, réservations d'hébergements)
- Accueil physique des apprenants,
- Suivi des sessions de formations (certificat de réalisation et attestations d'assiduité, recueil des évaluations.),
- Edition et communication des factures au service comptabilité et au prescripteur,
- Réalisation et mise à jour régulière d'outils de suivi de l'activité (quantitatif et qualitatif)
- Appui dans la gestion des relations avec les formateurs.
- Participation à la réalisation de E-learning
- Rendre compte des difficultés à la responsable formation.
PREREQUIS
- Bac +2 - Niveau 5
- Expérience notable dans un métier de « services aux Entreprises » (service client, service administratif)
- Une expérience de 2 ans minimum au sein d'un organisme de formation ou d'un CFA serait un plus.
SAVOIRS :
- Maîtrise des outils informatiques sous un environnement MAC de préférence (Pack Office ou équivalent),
- L'usage de plusieurs applications ou progiciels ci-dessous (ou équivalent) serait un plus :
>> un LMS (Digiforma)
>> conception de contenus : CANVA, Brevo, Videoscribe, Genially, suite Adobe,
>> facturation : Stripe,
>> outil collaboratif : Wrike,
- Aisance dans l'expression écrite et orale, excellente orthographe,
- Gestion de l'accueil physique et téléphonique.
SAVOIR-FAIRE :
- Actualiser des données de suivi d'activité,
- Connaître les dernières technologies et logiciels de bureautique
- Rédiger et mettre en forme les documents,
- Renseigner et orienter les clients internes et externes efficacement.
SAVOIR-ÊTRE :
- Organisation, rigueur et méthodologie dans le travail,
- Savoir respecter les consignes,
- Savoir hiérarchiser les priorités, être multitâche,
- Manifester de l'aisance relationnelle et le goût du contact,
- Appétence pour l'apprentissage,
- Avoir le sens du service, de la collaboration, discrétion.
STATUT / REMUNERATION :
Rémunération selon expérience sur la base de Technicien Supérieur (CCN du 15 mars 1966)
Candidatures (CV + LM) à adresser à la Responsable de l'organisme de Formation : ****@****.**
Dans le cadre du processus de recrutement, France Victimes s'engage à examiner avec attention chaque candidature de manière objective, sans la moindre discrimination conformément à l'article L1132-1 du Code du Travail, sur le seul critère de conformité aux compétences demandées pour le poste.
Le profil recherché
Experience : 2 An(s)
Compétences : Concevoir des supports de suivi et de gestion, Accueillir, orienter, renseigner un public, Appliquer un cadre juridique ou réglementaire, Assurer la gestion administrative d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie, Gérer la relation avec les fournisseurs, sous-traitants, prestataires, Mettre à jour un dossier, une base de données, Mettre en oeuvre des actions de communication, Promouvoir une proposition, un projet, Réaliser la gestion administrative des contrats
Qualification : Technicien
Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Paris 11e - 75
- CDI
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