Secretaire General de Mairie - Commune de Saint Justin H/F Fonction publique Territoriale
Saint-Justin - 40 Fonctionnaire- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
La Commune de Saint-Justin, qui compte un peu plus de 1000 habitants, recrute une secrétaire de mairie. Il (ou Elle) devra réaliser des tâches complexes de gestion administratives budgétaires et comptables, participer à la rédaction des actes juridiques.
35 heures hebdomadaires sur 4 ou 5 jours
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et de 14h00 à 17h00 pour le temps de présence au bureau.
Pour des raisons de service, l'agent peut être amené exceptionnellement à travailler en dehors de ces horaires.
L'agent sera placé sous l'autorité du maire en relation fonctionnelle interne avec l'ensemble du conseil et les autres agents, en relation fonctionnelle externe avec les administrés de la commune, les autres collectivités, la Communauté de Communes des Landes d'Armagnac, les administrations, syndicats et divers fournisseurs.
Missions générales :
- Gestion du courrier entrant (y compris courrier électronique)
- Prise d'appels téléphoniques
- Gestion de l'agenda (élus et agents) location de salles
- Debriefing quotidien sur l'activité.
- Autonomie de décision sur des activités préalablement définies
- Référent pour l'ensemble des agents de la collectivité (cadre défini par l'employeur)
Finances :
- Suivi des factures, établissement des mandats et titres, suivi de la trésorerie.
Le tout en relation avec les services de la trésorerie et de l'ALPI
- Préparation des éléments pour l'établissement des budgets et CFU
- Réalisation et suivi de tableaux de bord.
- Réalisation et suivi des projets et des demandes de subventions
Urbanisme :
- Suivi des demandes de documents d'urbanisme
En relation avec les services de l'ADACL et en binôme avec sa collègue
Etat civil :
- Suivi des demandes de documents d'état civil
- Etablissement des actes, transcription dans les registres
Ressources Humaines :
- Établissement des salaires ou préparation des éléments en cas d'externalisation
- Suivi de carrière des agents
- Gestion et suivi du temps de travail
- Inscriptions et suivi des formations
- Préparation des éléments concernant l'évaluation professionnelle
Elections :
- Préparation et mise en place du bureau de vote
- Etablissement du procès-verbal
Le profil recherché
Savoir
- Connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation et le cadre réglementaire
- Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale, les règles d'état civil et d'urbanisme
- Connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats
- Maîtriser les procédures budgétaires et comptables
Savoir-faire
- Respecter les délais réglementaires
- Savoir gérer la polyvalence te les priorités
- Elaborer et animer un dispositif d'accueil de la population, piloter, suivre et contrôler les activités des agents
- Maîtriser les outils informatiques (bureautique et logiciels de gestion)
Savoir être
- Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
- Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
- Bénéfice de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles
- Saint-Justin - 40
- Fonctionnaire
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