Gestionnaire Equipements et Cartes Achats H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Descriptif du poste :

Missions du poste :
Suivi du plan d'équipement annuel du GHPG et FV et de la régie et cartes achats, bornes selfs etc.
Assurer le suivi des commandes : Saisie des commandes sur C-page, réception, liquidation et mandatement.
Activités permanentes :
Les activités et missions principales au titre de gestionnaire Achat sont :
· Saisie des commandes sur Cpagei et envoi aux fournisseurs/prestataires
· Traitement de la facturation et préparation au mandatement sur Cpagei : réception, liquidation et mandatement des commandes réalisées
· Rapprochement de la facture avec la commande
· Vérification du Service Fait en lien avec le service inventaire et validation des factures.
· Liaison et interface dans le cadre du recours aux centrales d'achat : RESAH, UNIHA, UGAP.
· Suivi des livraisons et rappels auprès des fournisseurs des marchandises non réceptionnées ou partiellement réceptionnées.
· Liaison et correspondance avec les fournisseurs pour traitement et suivi des litiges.
· Interface avec la trésorerie, faire le lien pour les questions de mandatement suspendus, erreur de facturation et traitement des rejets de la trésorerie.
· Veille au respect de l'imputation des dépenses par comptes et par UF
· Suivi des enveloppes budgétaires dans son domaine d'activité (exemple : suivi des activités thérapeutique, intéressement, ergothérapie)
· Suivi des contrats/marchés dans son domaine d'activité en lien avec le responsable Achats
· Demande de devis
· Suivi et classement archives
· Interface « RECO » édition listing et récap. borne self visiteurs et pénitentiaire (contrôle dépenses et mandatement)
· Contrôle des dépenses effectuées par la carte achats et renseigner les tableaux de suivi sur le lecteur partagé
· Réaliser un point régulier avec les porteurs de cartes d'achats afin de récupérer les justificatifs d'achat et émettre un état des dépenses.
· Pointer les justificatifs avec le relevé mensuel des opérations dans le respect du calendrier de la banque
· Préparer les mandatements et scanner les justificatifs d'achats pour la trésorerie en lien avec le service des finances.
Activités ponctuelles :
· Gérer et traiter les demandes de remboursement et transmettre au service de la DRH.
· Rédiger les certificats administratifs pour régulariser les anomalies si nécessaires
· Liquider et mandater le relevé mensuel des dépenses des cartes d'achat transmis par la banque en le croisant avec les justificatifs d'achat.
· Remboursement des repas restant sur le badge lors de départ des étudiants ou stagiaires (RECO)
· Suivi des budgets en lien avec l'encadrement hiérarchique
· Continuité de service : polyvalence avec les autres gestionnaires
· Participation aux travaux de clôture comptable.
· Tout autre demande en fonction de la nécessité de services en lien avec les missions du service.

Profil recherché :

Contractuel ou Titulaire
Savoirs :
- Connaissance de la réglementation relative à la commande publique
- Connaissance comptable classe 6/2
Savoir-faire :
- Négociation et gestion des achats
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel) et métier (logiciel Cpage souhaité)
- Savoir communiquer à l'oral et à l'écrit
Savoir-être :
- Etre discret(s), rigoureux(se), réactif(ve), organisé(e), disponible et assidu(e)
- Etre dynamique, force de proposition et développer de réelles capacités à l'autonomie dans l'organisation de son travail
- Savoir travailler en équipe, échanger au quotidien et en concertation avec ses collèges et supérieurs hiérarchiques