Université Lyon 1 - Adjoint en Gestion Administrative H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Villeurbanne - 69 CDD- 2 051,86 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Ce poste se situe à l'interface de trois grands ensembles d'acteurs : les étudiant·e·s, les formateur·rice·s (universitaires et professionnel·le·s), et les services administratifs de l'Université.
En tant qu'assistant·e, vous apportez un appui fonctionnel à la gestion courante des formations. Vos missions sont variées, transversales, et essentielles au bon déroulement de l'activité pédagogique.
Vos missions principales :
- Vous assurez l'accueil physique des différents publics : étudiant·e·s, intervenant·e·s universitaires et professionnel·le·s.
- Vous participez à la gestion des stocks et des commandes : demande de devis, saisie des demandes d'achat, traitement du service fait.
- Vous saisissez et mettez en forme des documents divers (mails aux intervenants, certificats administratifs...) et en assurez la diffusion.
- Vous préparez et soldez les missions des intervenant·e·s extérieurs.
- Vous contrôlez et suivez l'assiduité des apprenti·e·s ou des salarié·e·s en contrat de professionnalisation.
- Vous apportez un appui à l'organisation des examens : récupération des sujets, présence lors des surveillances.
- Vous soutenez l'organisation logistique des soutenances : convocation des étudiant·e·s et des membres du jury.
- Vous assurez la gestion des emplois du temps.
- Vous alimentez les tableaux de suivi partagés, notamment les fichiers de promotions, tableaux de notes et suivis financiers.
- Vous apportez un soutien logistique au fonctionnement quotidien du service, ainsi qu'à l'occasion des événements qu'il organise (Rencontres des Pros, remise de diplômes, journées portes ouvertes...).
Le profil recherché
Compétences attendues :
- Vous savez accueillir les interlocuteur·rice·s avec professionnalisme et prendre des messages de manière fiable.
- Vous utilisez avec aisance les outils de bureautique : Word, Excel, Outlook.
- Vous êtes capable de rédiger des courriers et des mails clairs et structurés.
- Vous savez rendre compte de votre activité de manière rigoureuse.
- Vous appréciez le travail en équipe et vous y investissez activement.
- Vous avez envie d'apprendre et de monter en compétences dans un environnement stimulant.
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Savoir être :
- Vous avez le sens des responsabilités et de l'engagement dans vos missions.
- Vous êtes organisé·e et savez gérer votre temps et vos priorités.
- Vous faites preuve d'un bon relationnel, à l'écoute des besoins de vos interlocuteur·rice·s.
- Votre curiosité intellectuelle vous permet de vous adapter et d'évoluer avec agilité.
Infos complémentaires
2051,86 € (brut/mois)
- Villeurbanne - 69
- CDD
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