Secrétaire de Direction Ds H/F Fonction publique Hospitalière
Metz - 57 Fonctionnaire- Bac +2
- Service public hospitalier
Détail du poste
La secrétaire de direction à la direction des soins assiste le Directeur des soins dans l'accomplissement de ses activités au quotidien.
La secrétaire de direction entreprend une relation très spécifique avec le cadre dirigeant pour lequel il travaille. C'est à la fois l'assistante et la personne de confiance auquel des missions importantes et variées sont confiées.
La secrétaire de direction a pour principal rôle d'assister des directeurs. A ce titre, elle doit mettre toutes ses compétences et son savoir-faire au service de la direction des soins afin d'optimiser la gestion des activités. Les principales missions d'une secrétaire de direction concernent la gestion de planning, l'accueil, l'organisation des déplacements et des instances, la préparation des réunions, la communication, le suivi et le traitement du courrier, la gestion des rendez-vous...
La secrétaire de direction a également en charge l'organisation et la coordination des informations internes et externes.
Il peut parfois s'agir d'informations confidentielles relatives au fonctionnement de l'établissement.
La secrétaire de direction peut aussi être amenée à manager tous les événements spécifiques comme des réunions, des commissions, des conférences, etc.
Activités
- Gestion de l'agenda du Directeur des soins et des cadres supérieurs de santé adjoints au Directeur des soins
- Appui aux chargés de missions de la Direction des soins (cadres supérieurs de santé, cadres de santé)
- Gestion et suivi du courrier
- Saisie et mise en forme des divers documents (courriers, rapports, convocations...)
- Saisie et mise à jour des bases de données utilisées au sein de la Direction des soins (tableaux de bord, annuaire, organigramme institutionnel...)
- Suivi des candidatures des professionnels paramédicaux et prise de rendez-vous pour entretien de recrutement
- Constitution, préparation et suivi des dossiers
- Gestion du recours aux missions intérim des personnels paramédicaux après validation de la Direction des soins (lien encadrement, CEFAUDEN, agences d'intérim)
- Gestion des factures d'intérim
- Organisation et suivi des Commissions de soins infirmiers, de rééducation et médico-techniques du CHR METZ THIONVILLE, du CH de BOULAY et du GHT
- Préparation des différentes réunions, instances et en réaliser les comptes rendus (instances, staff cadres de pôles...)
- Accueil, information, et orientation des personnels
Le profil recherché
Compétences théoriques
- Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Très bonne maîtrise des techniques bureautiques
Savoir-faire opérationnel
- Excellente expression orale et rédactionnelle
- Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint...)
Afficher la suite
- Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique...)
Savoir-faire comportementaux
- Discrétion, loyauté, sens de la confidentialité
- Bon relationnel, bonne présentation
- Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode
- Bonne capacité de résistance au stress
- Polyvalence
- Aptitude à travailler en équipe
- Metz - 57
- Fonctionnaire
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