Secrétaire de Direction - Conseil Départemental de la Haute-Saône H/F Fonction publique Territoriale
Vesoul - 70 Fonctionnaire- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
- Organisation de la direction : gestion agendas et plannings congés, organisation de réunions (prises de contacts, invitations), accueil téléphoniques
- Mise en page de courriers, notes, rapports, PowerPoint...
- Suivi des activités de la direction (parapheurs, notes...)
- Suivi des projets de la direction
Missions principales :
? Organisation de la vie professionnelle de la directrice :
Organiser l'agenda et les rendez-vous en fonction des priorités
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Organiser les déplacements de la directrice
Etablir une relation de confiance avec la directrice
? Réalisation et mise en forme de travaux bureautique :
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Rédiger des courriers ou notes en réponse ou à partir d'éléments données
Organiser le classement
? Suivi des projets et des activités de la direction :
Gérer le courrier (tri, enregistrement, répartition, envoi) et les boîtes mails
Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités
Suivre les activités du service (parapheurs, notes...)
? Accueil téléphoniques et physique au secrétariat :
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Suivi des dossiers d'évaluation et fiches de poste
Suivi des temps partiels
Suivi des ordres de mission
Suivi des candidatures et demandes de stage
Activités secondaires
Remisage des véhicules
Commande de fournitures
Imprimante partagée étage : commande toners et relevé de compteur, appel assistance
Accueil des usagers
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Compétences et profil
? Savoir socio-professionnels :
Maîtrise de l'organisation et de la gestion du temps de travail
Savoir définir les priorités
Savoir diffuser l'information variée
Expression orale et écrite de qualité : règle d'orthographe et grammaire
Capacités rédactionnelles
Techniques :
- De secrétariat : dactylographie, prises de notes, bases de données...
- De bureautique : Word, Excel, PowerPoint, internet
Maîtrise des outils internet et intranet
Connaître l'organisation et le fonctionnement de la collectivité et des services
Savoir socio-professionnels
Organisation de la collectivité
Fonctionnement des services de la collectivité
Contexte et enjeux de la collectivité
Missions de la direction et de ses services
Fonctionnement et rôle des autres collectivités
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