Assistant Administratif en Charge des Ressources Humaines H/F Muséum Nationel d'Histoire Naturelle

Détail du poste

Contexte du recrutement et définition de poste

Sous l'autorité du responsable du Pôle Moyens Généraux et en lien avec la directrice adjointe du Grand site du jardin des plantes (GSJDP), le/la titulaire du poste contribue activement au bon fonctionnement du Grand Site Jardin des Plantes et assure l'interface avec les autres services et en particulier les services de Direction des Ressources Humaines.

Il/elle assure un rôle principalement dédié au suivi des dossiers Ressources Humaines du Grand Site du Jardin Des Plantes avec un rôle essentiel de traitement de l'information et un reporting régulier auprès de sa direction.

Suivi administratif Ressources Humaines :
- Maîtriser et suivre le SIRH (Virtualia en 2025) : être à même de formuler des requêtes et d'extraire des informations qualifiées ;
- Établir et suivre des tableaux de bord ;
- Faire le suivi de l'organigramme, le mettre à jour et le diffuser aux équipes.
- Assurer la tenue des dossiers individuels des agents de la direction : suivi des contrats, classement des pièces, navette des documents avec la DRH de l'établissement ;
- Préparer et renseigner les formulaires type, en lien avec le responsable des moyens généraux et les responsables des services (demande de renouvellement de contrat, revalorisation, formulaire de recrutement de vacataires, suivi des demandes de stage etc.) ;
- Assurer le suivi des absences (congés, récupération, CET...) à l'aide de l'outil SIRH ;
- Assurer la diffusion des pièces auprès de la DRH de l'établissement et leur classement au sein du GSJDP ;
- Établir les tableaux de synthèse (tableau mensuel des heures des contrats temps incomplets et de vacations / tableau trimestriel des dimanches travaillés), veiller aux dates limites d'envoi auprès de la DRH ;

· Contribuer au bon accueil des nouveaux arrivants (gestion des badges d'accès, en lien avec l'assistante de direction veille sur les fournitures de bureau, outils informatiques, mise à jour des organigrammes) ;

· Assurer le suivi administratif des dossiers de stagiaires (rémunérés ou non rémunérés, stagiaires de 3ème) ; collaboration à l'organisation du programme de stage de 3ème et accompagnement ;

· Assurer la gestion des cartes professionnelles (demandes, renouvellement, remises) ;

· Effectuer une veille sur les ressources documentaires liées à la politique RH de l'établissement disponibles sur l'intranet.

Gestion financière :
- Assurer la gestion de la régie d'avance du Grand Site Jardin des Plantes avec l'Agence comptable ;
- Assurer la gestion des indemnités de stage.

Secrétariat :
- Collaboration avec l'assistance de direction à l'organisation de réunions, suppléant pour la gestion de l'agenda de la direction ;
- Préparation de présentations (PowerPoint) ou de notes et comptes rendus.

Profil recherché

Formation : Bac à Bac +2 en assistanat ou ressources humaines

Compétences et savoir-être
- Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment du Pack Office ainsi que des outils SIRH;
- Rigueur dans l'organisation du travail et respect des délais;
- Discrétion et confidentialité;
- Disponibilité, réactivité;
- Sens du contact et qualités relationnelles;
- Capacité à travailler en équipe et de manière polyvalente.

Information(s) complémentaire(s)

Venez rejoindre un établissement chargé d'histoire, engagé dans la société, en pleine évolution, à la renommée nationale et internationale. Riche d'une grande variété de métiers et d'activités, le Muséum vous propose d'intégrer des équipes à taille humaine dans un cadre de travail agréable et un environnement stimulant.

Le contrat

Localisation : Jardin des plantes

Contrat : Mutation ou détachement sur un emploi de catégorie C ou CDD de droit public renouvelable

Temps de travail : 35h35 par semaine et 44 jours de congés annuels

Les avantages

Remboursement de 75% des frais de transport en commun et forfait mobilités durables (vélo ou covoiturage)

Télétravail possible jusqu'à deux jours par semaine après 4 mois d'ancienneté selon le poste

Restaurant d'entreprise

Prise en charge partielle de votre mutuelle selon conditions

Un comité social et une association sportive et culturelle

Accès illimité aux sites de l'établissement avec invités