Secrétaire Administratif - Secrétaire Administrative H/F Adaj 22
Saint-Brieuc - 22 CDI- 1 850 - 2 000 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Dans le cadre d'un départ en retraite à venir, l'Association Départementale des Alternatives Judiciaires recrute un(e) secrétaire administratif et financier pour effectuer les missions suivantes :
Accueil téléphonique et gestion du standard
- Répondre aux appels entrants et proposer une écoute de premier niveau aux appelants.
- Identifier la demande et proposer un rendez-vous en fonction des services proposés par l'ADAJ.
- Transmettre les informations aux professionnels concernés.
- Écouter le répondeur à chaque prise de poste, rappeler les usagers pour un premier niveau d'information.
- Assurer une traçabilité des appels et prises de contact.
Gestion administrative globale de l'association
- Rédiger et envoyer les convocations pour les stages, rendez-vous, ou autres événements.
- Rédiger des écrits professionnels (attestations, courriers, comptes rendus, etc.).
- Centraliser et faciliter la transmission de l'information entre les professionnels, les partenaires et les instances dirigeantes.
- Suivi des dossiers administratifs et des obligations légales de l'association.
- Archivage et tenue des registres statutaires.
- Gérer les inscriptions en formation du personnel et les documents associés.
Suivi des mesures judiciaires
- Mettre à jour les tableaux de suivi des nouvelles mesures (CJSE, stages, Ad Hoc...).
- Préparer les dossiers papiers correspondants et les remettre aux coordinateurs pour attribution.
Appui à la gestion financière
- Participer à la préparation des dossiers de subvention (réunir les pièces justificatives, remplir les tableaux financiers de base.).
- Assurer un suivi administratif des dépenses liées aux projets (suivi des factures, bons de commande, tableaux de suivi budgétaire).
- Gérer les mandats de paiement judiciaires.
- Soutien ponctuel à la comptabilité ou à la préparation de bilans financiers, à la demande de la direction.
- Fonction support de la gestion des dossiers Ad Hoc.
Logistique et matériel
- Assurer la gestion des approvisionnements en matériel pour l'association.
Le profil recherché
Experience : 2 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Comptabilité générale, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public, Saisir des documents juridiques, Utiliser les outils numériques
Langues : Français souhaité
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Saint-Brieuc - 22
- CDI
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