Chargé de Mission Auprès du Directeur de Cabinet H/F Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche
Saint-Denis - 974 Fonctionnaire- Service public d'état
Détail du poste
Le Rectorat de La Réunion recherche un(e) chargé(e) de mission pour assurer le soutien administratif et logistique du cabinet du recteur. Rattaché(e) au directeur de cabinet, vous contribuerez au bon fonctionnement des instances académiques dans un environnement exigeant, confidentiel et au contact direct des enjeux stratégiques de l'Éducation nationale.
Compétences attendues :
Savoirs :
- Connaissances générales du système éducatif et du fonctionnement des services académiques
- Maîtrise des techniques de secrétariat et des règles de classement et d'archivage
- Règles de communication écrite et orale
Savoir-faire :
- Maîtrise des outils informatiques, notamment bureautiques et collaboratifs
- Savoir chercher l'information et la mettre en application
- Savoir mettre en oeuvre les techniques de rédaction et de mise en forme du courrier administratif et des courriels
- Diffuser et publier des informations
- Maîtriser les techniques de l'accueil : savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande et l'orienter vers le bon service
- Prioriser
Savoir-être :
- Loyauté et discrétion
- Sens de l'organisation, rigueur
- Esprit d'équipe
- Sens des relations humaines
- Capacité d'adaptation, savoir gérer le stress et les aléas
- Réactivité
- Calme
- Disponibilité en cas de crise (adaptations des horaires en cas de besoin)
Le profil recherché
Mission 1 :
- Assurer l'accueil physique, téléphonique, donner des informations de premier niveau et/ou orienter les interlocuteurs internes et externes ;
- Gérer la réception, la diffusion du courrier postal et électronique du cabinet et du SDSA ; assurer la traçabilité de l'ensemble ;
- Contribuer à l'accueil et à l'accompagnement des membres du cabinet, notamment au plan administratif et technique, et en particulier aux fins de donner l'ensemble des accès : mise à jour de l'annuaire, sollicitations de la DL et la DSI, suivi du traitement des situations.
Afficher la suite
Mission 2 :
- Gérer la circulation des parapheurs et le suivi de ceux à transmettre à la signature.
Mission 3 :
- Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du service : assurer le suivi du stock de fournitures (papier, consommables, etc.) et procéder aux commandes nécessaires, signaler certains dysfonctionnements techniques ;
- Classement et archivage.
Mission 4 :
- Gestion des affaires réservées.
Mission 5 :
- Assurer le suivi des grèves via MOSART et des faits établissement ;
- Rédiger les courriers de soutien correspondant aux faits établissement et les courriers de condoléances.
Mission 6 :
- Organiser et assurer le suivi des campagnes de décorations et de distinctions honorifiques.
Mission 7 :
- En collaborant avec les adjointes au chef de service du SDSA, créer les outils nécessaires pour un suivi organisé et pratique des indicateurs de la réussite du service ;
- Participer à la réflexion organisationnelle du service ;
- Être force de proposition sur les process, les outils à développer pour un développement du service ;
- Coordonner les informations entre les pôles du service ;
- Répondre aux commandes de la CMVA en lien constant avec le chef de service et les adjointes ;
- Construire la mémoire du service et organiser cette dernière.
Mission 8 :
- Organiser les déplacements hors académie du directeur de cabinet : réservation des billets et des hôtels, logistique associée.
Infos complémentaires
IFSE Groupe 3 - 1 061,24 €NBI de 30 points
- Saint-Denis - 974
- Fonctionnaire
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