Adjoint·e au Service des Études Doctorales - Dirved H/F Universite Paris Iii Sorbonne Nouvelle

Détail du poste

Mission :
Sous l'autorité hiérarchique du responsable du service des études doctorales et HDR, l'adjoint-e assure le lien administratif et la suivi administratif et financier des 5 écoles doctorales (767 doctorant-es au total et 389 directeurs-trices de recherche, professeur-es émérites inclus-es).

Activités principales :
- Seconder le responsable de service dans la coordination administrative des dossiers
- Assurer l'organisation administratif des écoles doctorales : préparation les réunions et rédaction des comptes rendus des conseils des écoles doctorales
- Assurer l'organisation et comptes-rendus des réunions du Collège doctoral
- Piloter les campagnes de mobilité doctorante des 5 ED
- Suivi de l'exécution du budget et analyse des dépenses
- Organisation d'actions d'information et de communication
- Assurer le suivi et l'harmonisation des supports et documents officiels des ED
- Gestion administrative et financière des conventions de financement d'allocations doctorales (exécution de dépenses, réalisation d'appels de fonds et de bilans financiers, lien avec les RH)
- Conception d'outils de suivi et d'évaluation, réalisation de bilans et de statistiques annuelles
- Assurer l'accueil, l'information et l'orientation du public interne et externe
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Mettre en place les actions de communication envers les doctorants
- Assurer une veille sur la réglementation et alerter sa hiérarchie
- Réaliser la mise à jour du site web et des listes de diffusion
- Saisir, mettre en forme et diffuser des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...)
- Suivre des dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative et classer/archiver les dossiers

Conditions d'exercice :
Création ou vacance poste : Poste vacant
Statut : Titulaire et contractuel-le
Filière : ITRF
Catégorie d'emploi et corps : A - ASI
Emploi-type REFERENS III : J3C44 - Assistant-e en gestion administrative

Connaissances :
- Connaissance du fonctionnement de l'administration universitaire et de l'organisation de la formation doctorale
- Connaissance des règles et techniques de la comptabilité publique
- Savoir hiérarchiser et mettre en forme les informations
- Excellente maîtrise des logiciels de bureautique courants (Pack Office, etc.), Apogée et les logiciels de comptabilité publique (suite Cocktail)
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexes
- Connaissance des politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Rédaction des comptes rendus de réunions
- Savoir saisir, mettre en forme et éditer des documents
- Savoir communiquer (accueil physique, téléphone, messagerie électronique)
- Sens de l'organisation

Compétences opérationnelles :
- Appliquer des règles budgétaires et financières
- Savoir rendre compte et faire preuve de pédagogie
- Savoir travailler en équipe
- Coordonner des activités
- Savoir partager l'information, transférer des connaissances et rendre compte
- Rédiger des rapports ou des documents

Compétences comportementales :
- Rigueur et réactivité
- Sens relationnel et travail en équipe
- Adaptation et communication
- Polyvalence

Diplôme réglementaire exigé - formation professionnelle - expérience :
Bac +2

Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L'université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales. Les formations de la Sorbonne Nouvelle sont adossées à des activités de recherche internationalement reconnues dans le domaine des humanités modernes.

La Sorbonne Nouvelle en chiffres :
- 15 570 étudiant.es (dont un tiers d'étudiant.es internationaux)
- 710 enseignant.es-chercheurs.euses et 900 chargé.es de cours
- 620 personnels administratif.ves et de bibliothèques
- 83 parcours en Licence et 69 parcours-type en Master
- 5 écoles doctorales
- 29 unités de recherche
- Un réseau de 400 établissements d'enseignement supérieur dans près de 30 pays

Pour en savoir plus : www.sorbonne-nouvelle.fr

Nos engagements : égalité, diversité, laïcité, lutte contre toute forme de discrimination et de harcèlement.

Conditions de travail et vie de campus :
- Des cycles de travail hebdomadaires au choix :
35h hebdomadaire avec 47 jours de congés
38h55 hebdomadaire avec 47 jours de congés + 7 jours de RTT
- Un aménagement du temps de travail modulable :
sur 5 jours
sur 4,5 jours
en mode alterné (semaine de 5 jours et semaine de 4 jours)
- Du télétravail conventionné : 1 à 2 jours par semaine selon les nécessités de service ; en mode flexible (3 jours mensuels)
- Le forfait mobilités durables
- Des professionnels à votre disposition en matière d'accompagnement professionnel : service développement des compétences, médecine de prévention, assistante sociale, correspondant handicap...