Adjoint·e au Service des Études Doctorales - Dirved H/F
Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Paris 5e - 75
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
Mission :
Sous l'autorité hiérarchique du responsable du service des études doctorales et HDR, l'adjoint-e assure le lien administratif et la suivi administratif et financier des 5 écoles doctorales (767 doctorant-es au total et 389 directeurs-trices de recherche, professeur-es émérites inclus-es).
Activités principales :
· Seconder le responsable de service dans la coordination administrative des dossiers
· Assurer l'organisation administratif des écoles doctorales : préparation les réunions et rédaction des comptes rendus des conseils des écoles doctorales
· Assurer l'organisation et comptes-rendus des réunions du Collège doctoral
· Piloter les campagnes de mobilité doctorante des 5 ED
· Suivi de l'exécution du budget et analyse des dépenses
· Organisation d'actions d'information et de communication
· Assurer le suivi et l'harmonisation des supports et documents officiels des ED
· Gestion administrative et financière des conventions de financement d'allocations doctorales (exécution de dépenses, réalisation d'appels de fonds et de bilans financiers, lien avec les RH)
· Conception d'outils de suivi et d'évaluation, réalisation de bilans et de statistiques annuelles
· Assurer l'accueil, l'information et l'orientation du public interne et externe
· Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
· Mettre en place les actions de communication envers les doctorants
· Assurer une veille sur la réglementation et alerter sa hiérarchie
· Réaliser la mise à jour du site web et des listes de diffusion
· Saisir, mettre en forme et diffuser des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...)
· Suivre des dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
· Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
· Proposer et concevoir des outils de gestion administrative et classer/archiver les dossiers
Le profil recherché
Compétences principales :
Connaissances :
· Connaissance du fonctionnement de l'administration universitaire et de l'organisation de la formation doctorale
· Connaissance des règles et techniques de la comptabilité publique
· Savoir hiérarchiser et mettre en forme les informations
· Excellente maîtrise des logiciels de bureautique courants (Pack Office, etc.), Apogée et les logiciels de comptabilité publique (suite Cocktail)
· Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexes
· Connaissance des politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
· Rédaction des comptes rendus de réunions
· Savoir saisir, mettre en forme et éditer des documents
· Savoir communiquer (accueil physique, téléphone, messagerie électronique)
· Sens de l'organisation
Afficher la suite
Compétences opérationnelles :
· Appliquer des règles budgétaires et financières
· Savoir rendre compte et faire preuve de pédagogie
· Savoir travailler en équipe
· Coordonner des activités
· Savoir partager l'information, transférer des connaissances et rendre compte
· Rédiger des rapports ou des documents
Compétences comportementales :
· Rigueur et réactivité
· Sens relationnel et travail en équipe
· Adaptation et communication
· Polyvalence
Diplôme réglementaire exigé - formation professionnelle -expérience :
Bac +2
Infos complémentaires
Grille catégorie A - ASI
Publiée le 20/08/2025 - Réf : 2025-1958070
Adjoint·e au Service des Études Doctorales - Dirved H/F
- Paris 5e - 75
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