Assistant Administratif H/F Association Vieilli-Son

Détail du poste

Association VieilliSon
Fiche de poste
Assistant.e administratif.ve
A pourvoir à partir de septembre
CDI, avec 6 MOIS période d'essai
Temps partiel ou temps plein
Télétravail,
4 déplacements à Nîmes par an

SECTEUR
Spectacle vivant, Santé, Art-thérapie
PRÉSENTATION DE L'ASSOCIATION
VieilliSon est une association engagée dans le développement de projets culturels et artistiques en faveur des personnes âgées. Son projet phare, le festival EHPADONS-NOUS, est le premier festival itinérant en maison de retraite. Couvrant actuellement l'Occitanie, l'Île-de-France et PACA, l'association souhaite étendre progressivement ses actions sur de nouveaux territoires, en Normandie et en Auvergne-Rhône-Alpes dès 2026.

DESCRIPTION DU POSTE
L'assistant·e administratif·ve assure la bonne gestion administrative et documentaire des activités de l'association, la veille, ainsi que la prise de contact avec les potentiels partenaires (CCAS, association de lutte contre l'isolement...) et les établissements pouvant accueillir le festival.
Le poste est de 21h à 28h/semaine (à définir ensemble) en CDI, 100% télétravail (avec prise en charge d'un bureau dans un espace de coworking proche du lieu de résidence), avec 5 déplacements par an à Nîmes pour des temps de réunion et de travail en présentiel avec l'équipe.
Il ou elle travaille sous la responsabilité de l'administratrice de l'association et en lien étroit avec les coordinateur·rices du festival.

MISSIONS PRINCIPALES
Gestion administrative (30%) :
Déclarations des artistes intermittents (via Culturepay).
Déclaration des droits d'auteur auprès de la SACEM et autres sociétés d'auteurs.
Suivi et mise à jour d'un tableau de bord regroupant les documents administratifs et comptables.

Classement, archivage numérique et bonne tenue des dossiers administratifs.
Réception, centralisation, tri et rangement :
Factures, notes de frais, contrats, conventions, etc.
Suivi administratif des pièces de production et vérification de leur conformité.
Interface entre les équipes de production et l'administratrice pour fluidifier les échanges documentaires.
Relations avec les maisons de retraite partenaires (15%) :
Recherche, prise de contact et suivi des maisons de retraite pouvant recevoir le festival :
Envoi et collecte des lettres d'engagement et formulaires d'inscription.
Appui au suivi des établissements participants et mise à jour des bases de données (via AIRTABLE).
Mobilisation de publics extérieurs (15%) :
Recherche, prise de contact et suivi des opportunités de structures partenaires (associations, centres sociaux, CCAS, etc.).
Envoi d'invitations aux actions du festival (spectacles et ateliers)
Suivi des retours et accompagnement des inscriptions pour des seniors vivant à domicile.
Veille des appels à projets (10%) :
Identification des appels à projets pertinents pour l'association (culture, santé...) régionaux, nationaux et internationaux.
Transmission des opportunités de financement ou de partenariats potentiels à l'administratrice et à l'équipe de coordination.

DESCRIPTION DU PROFIL RECHERCHE
Vous avez une expérience en gestion administrative ou en administration de production, idéalement dans le secteur santé ou culture. Vous êtes extrêmement rigoureux·se, autonome et à l'aise avec le travail à distance.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs (Google Drive, Trello, bases de données, classement numérique) et tout particulièrement les tableurs (Excel, google sheet...) avez un bon sens de l'organisation et êtes capable de gérer plusieurs tâches parallèlement.
Une connaissance des réseaux médico-sociaux, du secteur culturel ou des dispositifs d'emploi artistique est un plus.
Doté·e de bonnes compétences rédactionnelles et relationnelles, vous savez interagir avec différents interlocuteurs (structures médico-sociales, artistes, prestataires, partenaires) avec clarté et diplomatie.
Une aisance pour les appels téléphoniques est essentielle pour ce poste.
Le permis de conduire est recommandé.

DATE DE PRISE DE FONCTION
02 septembre 2025

DATE LIMITE DE CANDIDATURE
Dimanche 13 juillet 2025 par email à ****@****.**

RÉMUNÉRATION ET AVANTAGES
Employé.e Qualifié.e Groupe 2 - Assistant.e administratif.ve de la Convention collective nationale des entreprises du secteur PRIVÉ du spectacle vivant. Échelon selon expérience.
6ème semaine de congés payés. Mutuelle 100 % prise en charge pour le salarié-e.

LIEU
Poste aux alentours de Montpellier
Télétravail
Avec 4 RDV sur Nîmes par an pour des points réguliers avec toute l'équipe de l'association.
Possibilité d'un bureau en Coworking.