Assistant Personnel·le H/F Phileum

Détail du poste

Véritable chef d'orchestre du quotidien, vous interviendrez dans un rôle stratégique et opérationnel, garantissant fluidité, organisation et efficacité dans toutes les sphères de son quotidien.

Ce poste, central et exigeant, nécessite une grande disponibilité, une parfaite maîtrise de la coordination multisite et une capacité à gérer une multiplicité de sujets avec fiabilité, autonomie et élégance relationnelle.

L'Assistant(e) Personnel(le) aura pour principales missions :
- La mise à jour et la synchronisation des agendas personnels et professionnels, la gestion des correspondances électroniques et papier, la réponse aux messages et le suivi des demandes,
- La planification et la réservation des voyages personnels et professionnels (vols, trains, hôtels, locations), création d'itinéraires de voyage détaillés et préparation de documents (visas, passeports, assurances),
- La gestion des invitations à des événements, l'organisation du calendrier des réunions, des rendez-vous professionnels et des événements familiaux,
- La gestion d'une coordination fluide avec le Family Office et les sociétés du Groupe.
- La gestion financière et comptable (paiements de factures, gestion des opérations bancaires courantes, suivi des règlements en lien avec la Direction Financière ou le Family Office, établissement et suivi de budgets, abonnements, assurance, etc.),
- La gestion quotidienne d'un portefeuille de biens immobiliers en France et à l'étranger (supervision des chantiers, négociation des devis, gestion des interventions techniques, etc.)
- La gestion du personnel de maison (relations avec les agences de placement, réalisation des entretiens de recrutement, vérifications de références, rédaction des contrats de travail et avenants, organisation de l'intégration et de la formation des nouveaux collaborateurs, supervision de la paie, etc.),
- Le suivi du planning du personnel (accompagnement des enfants, anticipation des besoins hebdomadaires du foyer et coordination des ressources en conséquence).
- Titulaire d'un diplôme de l'enseignement supérieur, vous avez au minimum 5 ans d'expérience en tant qu'Assistant(e) Personnel(le) auprès d'un profil UHNW, d'un Dirigeant de haut niveau, d'un Cabinet Ministériel, d'une famille privée ou d'un Family Office,
- Vous avez acquis une solide expérience en gestion immobilière et en coordination d'activités personnelles et professionnelles ainsi qu'une excellente maîtrise des fondamentaux en comptabilité et en gestion administrative et budgétaire,
- Vous avez acquis la capacité à gérer un volume important de tâches simultanément, à respecter des délais impératifs,
- Vous avez la capacité de travailler en toute discrétion et à protéger les informations confidentielles,
- Vous savez vous adapter aux changements de planning et vous pouvez prendre rapidement des décisions en cas de besoin,
- Vous avez un excellent sens de la communication et la capacité à établir des relations de confiance avec différents types d'interlocuteurs (Dirigeants, hommes politiques, etc.),
- Vous avez un excellent niveau de français et d'anglais à l'écrit comme à l'oral. La maîtrise de l'espagnol serait un plus,
- Vous avez une parfaite maîtrise des outils bureautiques et de communication (Outlook, Excel, Word, Teams, Zoom, etc.).

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Personnel(le) expérimenté(e) pour accompagner une personnalité influente (famille UHNWI) dans la gestion quotidienne de ses activités professionnelles et personnelles.