Office Manager H/F Rubik School
Lyon - 69 AlternanceSalaire alternance
-
La rémunération en alternance varie en fonction de l'âge et du niveau d'études du candidat.
- 1 801,80 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Descriptif de l'entreprise partenaire Rubik School
Cabinet d'avocats en droit de la famille et droit patrimonial de la famille
Date de démarrage : Octobre 2025
Nous recherchons un(e) Office Manager pour assurer la coordination et le bon fonctionnement des opérations administratives, digitales et communication au sein de l'entreprise. Vous serez un(e) interlocuteur(-trice) clé pour garantir la fluidité des processus internes et accompagner l'équipe dans son quotidien.
Vos missions principales :
1. Communication
- Actions de communication en interne (newsletters, supports d'information).
- Webmarketing communication sur les réseaux aux moyens de post et de vidéos :
o Animation des réseaux sociaux du cabinet (LinkedIn, YouTube, Instagram).
o Tournage de vidéos avec vous et votre associé, montage, planification et publication (2 à 3 posts par semaine).
- Gestion des campagnes SEO et SEA
2. Optimisation des process et outils
- Mise en place et amélioration des outils collaboratifs : gestion de projet, automatisation des tâches administratives.
o Intégration de nouveaux outils digitaux et de solutions d'intelligence artificielle.
o Mise en place de process et structuration de l'organisation pour fluidifier la gestion des dossiers.
- Formation des équipes à l'utilisation des outils et au respect des process.
- Proposition d'initiatives pour optimiser les coûts et améliorer l'efficacité des services internes.
- Conduite du changement
o Sensibilisation de l'équipe, soutien dans l'adoption des outils et nouveaux usages.
o Capacité à entraîner l'équipe vers les objectifs fixés.
- Mise en oeuvre de nouveaux outils
- Suivi des process
3. Support au dirigeant
- Préparation et suivi des dossiers stratégiques : coordination des documents, prises de notes, et rédaction de comptes rendus.
- Assistance dans la communication interne et externe : rédaction de supports, gestion des emails sensibles ou stratégiques.
- Veille stratégique : recherche d'informations spécifiques pour appuyer la prise de décision.
- Coordination avec les équipes et relais entre le dirigeant et les différents services pour fluidifier les échanges et le suivi des projets.
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Stack d'outils utilisée
Make
Airtable
Pack Office
Kleos
- Capacité à travailler de manière autonome et proactive dans un environnement dynamique.
- Capacité à porter un projet et à convaincre les collaborateurs
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités.
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs mentionnés.
- Nous sommes ouverts à des profils plus seniors, avec un vécu professionnel significatif, notamment pour la conduite du changement.
- Importance des soft skills : capacité d'entraînement, posture calme et posée, esprit vif, sens du service client.
- Une expérience dans le domaine du droit peut être un plus, mais ce n'est pas un prérequis.
- Les profils issus d'univers orientés service (banque, assurance, etc.) sont également pertinents pour leur sens de la relation client.
- L'ambiance intergénérationnelle du cabinet nécessite une personne mature pouvant faire le lien entre les jeunes collaborateurs et l'équipe de direction.
Le profil recherché
Experience : 5 An(s)
Compétences : Planification des tâches et gestion des priorités
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
- Lyon - 69
- Alternance
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