Secrétaire Pédagogique H/F AP-HP

Détail du poste

MétierAssistanat secrétariat - secrétariat
Type de contratTitulaire ou CDD
Service d'affectationIFSI Henri MONDOR
Présentation du service
IFSI Henri Mondor

ACTIVITE

Formation initiale des étudiants en soins infirmiers

PRESENTATION

L'IFSI assure une formation en soins infirmiers (260 étudiants par promotion)

L'IFSI se situe au sein de l'hôpital Henri Mondor

COMPOSITION DE L'EQUIPE

Une directrice des soins et son adjointe (cadre supérieur de santé) ;

1 coordinatrice pédagogique et 1 coordinatrice des stages ;

28cadres formateurs ;

0,5 documentaliste et 0,5 aide-documentaliste

4 secrétaires 1 agent d'intendance et 1 secrétaire des stages

Vos missions
Secrétariat et accueil de l'IFSI :

Secrétariat d'une promotion d'ESI et participation au secrétariat de direction :
- Accueil physique et téléphonique des ESI, intervenants, acteurs de la formation et public (information, orientation, remise des D.E. et grade de licence, etc)
- Constitution et suivi des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI dans le logiciel FORMEIS
- Traitement informatique des notes dans Forméis
- Déclaration d'accident de travail en ligne sur le site Net-entreprises (CPAM)
- Elaboration des attestations de présence mensuelle (CFA, promotion professionnelle hors AP-HP, Pôle Emploi, Remunet, FONGECIF, LADOM, etc)
- Gestion KAIROS (AISF, AES, Attestation de présence/absence/abandon, Bilan de fin de formation)
- Traitement des dossiers de demande de bourses (réception, saisie et envoi à la Région IDF)
- Organisation et surveillance des oraux de concours AS et IDE (FPC) (préparation des supports et des salles, réception et vérification des dossiers, envoi des convocations, accueil des candidats et gestion du temps de passage, saisie et transmission des notes au bureau des concours)
- Gestion de la rentrée scolaire : forum pré-rentrée (information et réception des documents administratifs)
- Transmissions aux différents collaborateurs : service finance et bureau des indemnités AP-HP, UPEC, Sécurité Sociale étudiante (LMDE et SMEREP)
- Contrôle et gestion des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI présentables au D.E.
- Paiement des intervenants (envoi et réception des justificatifs et saisie sur HR ACCESS)
- Organisation des instances : Commission d'Attribution de Crédits (CAC), Instance Compétente pour les Orientations Générales de l'Institut (ICOGI), Section disciplinaire, Section Pédagogique, Section relative à la vie étudiante (SRVE) : convocations, listes d'émargement, préparation des dossiers, rédaction du compte-rendu.
- Gestion du courrier
- Classement, archivage et reprographie
- Statistiques Santé Ecole (Ministère des Solidarités et de la Santé)
- Participation aux groupes de travail.
- Certificats divers d'anciens étudiants
- Suivi des demandes de remboursement des frais de transport
- Suivi et paiement des indemnités de stage
- Gestion des archives de l'IFSI
- Participation à la démarche qualité de toutes les secrétaires, et une des secrétaires est assistante qualité

Profil recherché
COMPETENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS
Maîtrise de Word, Excel et messagerie électronique
Expérience de secrétariat, de prise de notes, de remise en forme de documents
Discrétion professionnelle

CONNAISSANCES ASSOCIEES
Utilisation de FORMEIS, SAP Campus (jusqu'à son abandon), HR Access, AT+, KAIROS
Connaissance du fonctionnement d'une école paramédicale.

PRE-REQUI
Bonne orthographe
Capacité relationnelle et esprit d'équipe
Sens de l'initiative

Schéma horaireJour
Temps de travail7h30
Horaires de travail7H36
TélétravailOui
Vos avantages à l'AP-HPUne procédure d'intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté; 15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés; 75% du pass navigo remboursé TL possible en fonction de la mission Accès aux activités sociales et culturelles de l'AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs...) et aux réductions de HOPTISOINS Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.

Description de l'hôpital L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté. L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. Au coeur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés : CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques), DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques). Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux. Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission. Vous êtes l'un d'eux ? Venez nous rejoindre !
Référence de l'offre2025-16449