Adjoint·e en Gestion Administrative et Financière H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Fessenheim-le-Bas - 67 CDD- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
CDD d'1 an à compter du 01/09/2025
Catégorie : C Corps : ATRFC2
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
La fiche de poste est disponible sur le site de l'Université de Strasbourg.
Mission : Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
Activités principales :
- Accueillir physiquement et/ou répondre par téléphone et par voie électronique aux demandes les usagers du service
- Répondre aux courriels de l'adresse générique : ****@****.**
Gestion administrative :
Établir les demandes de contrats de vacations pour les étudiants vacataires du SVU (selon la fiche de procédure établie par le SVU) :
- Demander les pièces constitutives du contrat aux étudiants (liste des pièces fournie par la DRH)
- Après réception des pièces administratives par les étudiants vacataires concernés et le contrôle de leur validité, enregistrer ces documents et les transmettre au correspondant DRH.
- Être en lien avec les étudiants vacataires (éventuelles relances des pièces justificatives...)
- Saisir l'identité de l'étudiant vacataire sur Orphée puis la demande de contrat sur l'outil de gestion ARC.
Après la validation de la demande par la DRH et la DFI :
- Transmission du contrat (2 ex) à l'étudiant pour signature
- A la réception du retour de ces contrats, les transmettre pour signature à la direction de la RH
- Après le retour DRH (1 ex) en faire 1 copie numérique et 1 copie papier pour dossier administratif du SVU + envoi postal d'un exemplaire à l'étudiant vacataire
Mise en paiement des heures déclarées par l'étudiant vacataire du SVU (selon la fiche de procédure établie par le SVU) :
- Contrôle des attestations d'heures déclarées (date, nature de l'activité en cohérence avec le tableau de suivi, début et fin tranche horaire, total des heures).
- Calcul des heures à payer en application du barème de rémunération existant (fiche de procédure) 3
- Mettre à jour le tableau de suivi en inscrivant le nombre d'heures réalisées pour un mois donné par le vacataire
- Pré-liquidation des vacations dans ARC
- Après validation de la DRH, transmettre les états d'heures aux vacataires pour signature : quand l'état est signé, le faire contresigner par le chef de service du SVU, en faire une copie (pour le SVU) et envoyer l'original au correspondant RH pour liquidation
- Tenue du tableau de suivi de gestion des vacataires du SVU
- Mission handicap en lien avec les collègues de la mission.
Contact(s) pour renseignements sur le poste :
Diane DUPRONT Cheffe de service Tel : 03 68 85 63 72mail : ****@****.**
Pour postuler, adressez votre CV et lettre de motivation au plus tard le 02/07/2025, à : ****@****.**
Le profil recherché
Compétences
a) savoir sur l'environnement professionnel :
- Connaître le système universitaire français et l'organisation de l'Université de Strasbourg en particulier
- Connaître les différents bâtiments et campus de l'Université de Strasbourg
- Analyser et gérer rapidement les demandes d'informations
- Appliquer les procédures mises en place à l'Université
Afficher la suite
- Connaître les techniques de communication orale et écrite
- Connaître en général les techniques de gestion administrative et de secrétariat
b) savoir-faire opérationnel :
- Maîtriser l'expression écrite et orale
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité : ARC - Orphée
- Utiliser les outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint...
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Savoir rendre compte et transmettre les informations
- Savoir travailler en équipe et/ou de manière autonome
c) savoir-faire comportemental :
- Avoir le sens de l'organisation
- Faire preuve d'autonomie
- Savoir écouter et s'adapter aux différents usagers
- Avoir le sens du relationnel
- Savoir gérer les priorités et anticiper
- Savoir faire remonter les difficultés rencontrées
- Faire preuve de discrétion
- Savoir se rendre disponible
Infos complémentaires
Catégorie C ATRFC2
- Fessenheim-le-Bas - 67
- CDD
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