Secrétaire de Direction H/F Pôle Emploi
Saint-Paul - 974 CDI- 1 900 - 2 000 € / mois
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
Vous travaillerez dans une holding d'un groupe de sociétés dans l'hotellerie, la promotion immobilière, société de presse située sur St Gilles Les Bains et serait rattaché(ée) à la responsable administrative et financière.
Activités du poste et fonctions :
- Assurer la fonction d'interface des directeurs et responsables de service
- Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre
- Recherche d'information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
- Mise à jour et suivi de tableaux de bords et assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
- Entretien des relations avec les responsables et assistantes des autres entités du Groupe
- Organiser le traitement et la diffusion des informations
- Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l'archivage
- Suivi des dossiers opérationnels
- Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendus
- Assurer les tâches de secrétariat
- Gestion des priorités
- Gestion des flux de documents entrants et sortants
- Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint)
- Préparation et organisation de rendez-vous et réunions
- Suivi comptable avec le cabinet d'expert comptables
Compétences recherchées :
- Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook........
- Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction
- Idéalement connaissances de l'environnement Hôtellerie, Promotion immobilière, Presse......
- Idéalement connaissances en comptabilité
- Une bonne connaissance d'une ou deux langues étrangères serait un plus.
- Idéalement des compétences juridiques et financières
Savoir-faire :
- Maîtrise orale et écrite de la langue française
- Capacité à évaluer l'urgence d'une demande
Savoir-être
- Rigueur, autonomie, amabilité et disponibilité
- Sens de l'organisation
- Sens du relationnel, diplomatie et du travail en équipe
- Force de proposition
- Esprit d'initiative et adaptabilité sont indispensables
- Une excellente présentation et beaucoup de discrétion
Vous êtes OU titulaire d'un Bac +2 gestion PME/PMI, secretariat de direction... débutant/e OU déjà expérimenté(ée).
** Prise de poste au plus tôt en juillet/août **
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté - si Bac +2
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Relayer de l'information
Langues : Anglais souhaité
Permis : B - Véhicule léger souhaité
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Gestion de fonds
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
- Saint-Paul - 974
- CDI
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