Secretaire de Direction H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Amiens - 80 Fonctionnaire- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
L'assistant de direction est placé sous l'autorité de la directrice administrative, mais fournit un appui à l'ensemble de l'équipe de direction de l'UFR.
Collaboration avec les personnels du service administratif de l'UFR et échanges fréquents avec les personnels enseignants de l'UFR, des autres services, et avec les usagers.
Secrétariat
- Assiste l'équipe de direction de l'UFR (directeur, directeurs-adjoints, directrice administrative) dans l'organisation quotidienne de son travail
- Traite les contacts des responsables (filtrage des interlocuteurs, orientation...)
- Prend en charge des aspects logistiques de la fonction de Direction : réservation de salles...
- Traite des dossiers ponctuels (rédaction de notes...)
- Alimentation de tableaux de suivis statistiques en lien avec la direction et les personnels de l'UFR
- Constitue et alimente les dossiers administratifs des personnels non enseignants de l'UFR (15 agents). Assure le suivi des arrêts maladie, congés divers...ainsi que le suivi de l'évolution de carrière (promotions, listes d'aptitude) en lien avec la directrice administrative et la DRH BIATSS
- Assure la saisie, le traitement et le suivi des déplacements et frais de missions pour les personnes extérieures; alimentation du tableau de dépenses en lien avec la gestionnaire administrative (finances)
- Gestion de la partie administrative des archives de l'UFR (physique et GED)
Instances
- Assure l'organisation, la préparation, le secrétariat, participe à la rédaction des comptes-rendus et au suivi des réunions et instances de l'UFR :
- Conseils de gestion de l'UFR
- Assemblées générales
- Contribue activement aux différentes opérations électorales
- Assure l'organisation, la préparation, le secrétariat, réalise les comptes-rendus et le suivi des réunions du service administratif
Accueil
- Assure l'interface avec l'interne et l'externe
- Assure l'accueil physique, électronique et téléphonique de l'UFR : suivi des appels reçus et transmission des messages et demandes de contact par mail
- Réponse de premier niveau aux demandes des usagers et des personnels enseignants
- Assure la diffusion des informations aux personnels BIATSS et enseignants de l'UFR (communication par mail et via le Moodle dédié) en relais des communications des services centraux et pour l'équipe de direction
Le profil recherché
Connaissances
- Connaître l'université, son organisation, son fonctionnement et ses missions;
- Connaissance du système de l'enseignement supérieur et spécifiquement de la recherche publique;
- Connaissance de la démarche qualité
- Amiens - 80
- Fonctionnaire
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