Assistant Ressources H/F Ministère de l'Europe et des affaires étrangères
Paris - 75 Fonctionnaire- 24 072 - 37 380 € / an
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Description synthétique du poste
Assimiler la nature, les particularités de la sous-direction (RPUE, part FR de la politique étrangère de l'UE).
Assister le supérieur hiérarchique, adjoints, rédacteurs dans l'organisation et l'exécution de leur travail.
Observer et surveiller constamment l'activité du service, afin d'intervenir pour en faciliter et optimiser le déroulement, pour coordonner les actions de la sous-direction.
Répondre aux sollicitations des agents et des sous-directions, directions, représentants étrangers avec lesquels nous collaborons. Anticiper et régler les besoins ou les éventuelles difficultés (souvent logistiques ou administratives) des agents.
Activité principale
- Traitement des appels téléphoniques et des courriels, analyse (de 1er niveau) et diffusion (pertinente) de l'information, réponse aux sollicitations des agents, des autres sous-directions, des administrations ou des interlocuteurs extérieurs au Ministère.
- Gestion des fichiers, sous-dossiers et dossiers dans l'espace bureautique de la sous-direction; rationalisation des arborescences, des classements et des archivages.
- Enregistrement, diffusion ciblée et surveillance de la circulation des notes confidentielles.
- Gestion des agendas, planification et hiérarchisation du programme conformément aux consignes du SH, organisation de rencontres et de réunions.
- Préparation des déplacements et des missions (coordination horaires, émission des billets, réservations hébergement & repas, accréditations).
- Suivi du budget des missions, tenue d'un tableau comptable, maîtrise des budgets et vérifications par croisement des données, optimisation des dépenses.
- Rédaction des notes de commande, des listes de destinataires, suivi des retours et des délais. Réunir les éléments pour la quantification de l'activité du service.
- Centralisation des documents et constitution des dossiers pour les rencontres de haut niveau (Conseil des affaires étrangères, Big 5, Gymnich); création des dossiers électroniques et mise à disposition des dossiers papier.
- Diffusion et recherche de documents classifiés par le système Cortesy. Publication et recherche de documents dans...
Le profil recherché
Profil statutaire du poste
Détachement sur emploi :
- Agent titulaire de la fonction publique de catégorie C ; - rémunération en fonction de l'indice majoré et du groupe de prime associé au poste. Autres voies de recrutement :
- Agent titulaire de la fonction publique de catégorie C en détachement sur contrat - agent contractuel recruté en CDD avec une rémunération selon expérience et qualifications, dans une fourchette allant de 24 072 à 37 380 Euros annuels bruts.
Durée d'affectation attendue
Afficher la suite
Détachement sur emploi : détachement d'1 an puis renouvellement de 2 ans, puis dernière année. Par contrat : détachement sur contrat ou contrat à durée déterminée jusqu'au 31 août 2027, renouvelable.
Compétences attendues
Connaissance
- Gestion administrative et budgétaire - Maîtrise
- Gestion de l'information - Maîtrise
- Ministère et ses réseaux - Maîtrise
- Techniques de communication - Maîtrise
- Techniques de rédaction - Pratique
Savoir-faire
- Accueillir une personne, du public - Expert
- Assister - Expert
- Maîtriser les délais - Expert
- Mettre en forme un document - Expert
- Rechercher des données, des informations - Expert
- Rendre compte - Expert
- Travailler en réseau - Maîtrise
Savoir-être
- Aptitude à l'écoute - Expert
- Etre autonome - Expert
- Etre rigoureux - Expert
- Faculté d'adaptation - Expert
- Faire preuve de discrétion - Expert
- Réactivité - Expert
- Sens de l'organisation - Expert
Compétence outil
- Bureautique - Expert
Infos complémentaires
De 24072€ à 37380€
- Paris - 75
- Fonctionnaire
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