Assistant Administratif H/F Universite D'orleans
Indre - 36 CDD- Télétravail partiel
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
Mission
Au sein de l'IUT de l'Indre situé à Châteauroux votre mission consiste à assurer les missions d'accueil, d'information et d'orientation des usagers ainsi que l'assistance administrative au service général : recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information et participer aux démarches associées.
Activités principales
Accueil, information et orientation des usagers
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers de l'IUT.
Être disponible et à l'écoute des besoins des étudiants et les orienter vers les services concernés.
Accueillir les fournisseurs et réceptionner les colis, en lien avec le service ayant passé la commande.
Gérer les divers affichages et espaces d'information pour les étudiants : planning hebdomadaire de l'occupation des salles, actualités culturelles, sportives et vie étudiante, événements internes et externes,.
Assurer l'affichage lors des élections sur le site de Châteauroux, en appui de la responsable du service/ assistante de direction.
Gérer les locations de salle (contact avec les partenaires, suivi des conventions).
Suivre l'approvisionnement de certains équipements : distributeurs aliments, boissons, protections périodiques.
Suivre les emprunts de jeux et équipements divers des étudiants. Gérer les éventuels emprunts à la BU.
Suivre le prêt des vélos en lien avec la personne chargée de la maintenance : établir et assurer le suivi des contrats de location, alerter le chargé de maintenance en cas de besoin de réparation ou autre.
Gérer les objets trouvés et les réclamations pour les distributeurs et machine à café.
Gérer les emprunts de petits matériels informatiques affecté au service général (câble, pieuvres.).
Assistance administrative au service général
Affranchir le courrier départ et distribuer le courrier arrivé dans les différents services.
Vérifier le bon fonctionnement des travaux de reprographie (mise à disposition de papier dans les espaces de reprographie, transmission des travaux lancés aux bons interlocuteurs.). En cas de besoin, réaliser les travaux de reprographie pour les enseignants vacataires.
Suivre les commandes de toner pour la reprographie et organiser le tri.
Assurer la plastification des documents.
Gérer les déclarations des copies de publications CFC et les centraliser pour les 2 sites.
Gérer la réservation des salles hors pédagogie, sous ADE, en lien avec les emplois du temps des formations.
Actualiser l'annuaire téléphonique pour le site de Châteauroux et la liste des alias de l'ensemble de l'IUT.
Gérer les commandes du Service Général du site de Châteauroux pour les fournitures de bureau, petits matériels, et petit mobilier.
Assister la responsable du service dans l'organisation d'événements divers (JPO, journée d'intégration, rentrée, remise des diplômes,).
Préparer le matériel destiné à la promotion de l'IUT auprès des lycées de la Région Centre Val de Loire et lors des forums d'orientation.
Participer à la gestion des archives de l'IUT : conseiller et diffuser l'information auprès des collègues, gérer le local des archives selon la réglementation en vigueur.
Être le « relais local » du comité d'entreprise « ASTUCE » de l'Université d'Orléans pour les 2 sites et gestion du stock de billetterie le cas échéant.
Assurer l'édition et la gestion des cartes multiservices pour les étudiants et les personnels et gérer le stock du matériel nécessaire.
Participer le cas échéant à des groupes de projets transversaux initiés par l'IUT et événements organisés par l'IUT.
Assistance au service scolarité : assurer la vérification des pièces administratives dans le cadre de la campagne d'inscriptions et de réinscriptions des étudiants.
CONTRAINTES PARTICULIÈRES : accueil à partir de 8h le matin et télétravail non compatible avec le poste. Pics d'activité ou ou sujétions horaires en fonction du calendrier universitaire et des événements de l'IUT.
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Règlement intérieur, consignes de sécurité, règles de vie collective, Expliquer et faire respecter les règles et procédures, Repérer des dégradations ou incidents, Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs, Maîtrise des techniques bureautiques, Appétence pour les logiciels métiers (ADE, Apogée)
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Indre - 36
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