Chargé d'Accueil du Siège de la Communauté d'Agglo H/F Ca Mont-Saint-Michel-Normandie
Avranches - 50 CDD- BEP, CAP
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
Notre collectivité est à la recherche d'un(e) chargé(e) d'accueil du siège de la communauté d'agglomération d'AVRANCHES en CDD d'1 an, 35h par semaine, poste à pourvoir dès que possible.
*Vos Missions :
Assurer l'accueil du siège de la communauté d'agglomération
Assurer des missions de secrétariat
Traiter et gérer la diffusion du courrier de manière dématérialisée
En cas d'absence, assurer les missions essentielles des autres chargées d'accueil pour assurer la continuité de services
*Vos Activités :
- Secrétariat :
Préparer et organiser les réunions des commissions des pôles territoriaux (réservation des salles, préparation des convocations, ordres du jour.)
Participer pour prise de notes à l'une des 5 commissions des pôles territoriaux
Rédiger les comptes rendus des réunions des 5 commissions des pôles territoriaux
- Soutien au service Ressources humaines :
Transmission des actes par voie dématérialisée au contrôle de légalité et publication
Gestion du registre des arrêtés individuels et règlementaires
Assurer les formalités de publicité des actes
Recueil semestriel des actes administratifs
- Budget du service « accueil » :
Etablir les bons de commande du service, valider les factures sur le logiciel
Proposition des crédits pour le budget
Suivi et mise à jour des abonnements aux différents magazines
- Assurer l'accueil du siège de la communauté d'agglomération :
Accueillir, renseigner et réorienter le public vers les services ou organismes compétents avec des réponses pertinentes et rapides (physique, téléphonique et courriel)
Gérer les réservations des salles de réunions et véhicules de service
Distribuer les sacs pour la collecte des déchets (vérifier l'identité du demandeur, attribuer la quantité autorisée, enregistrer les demandes sur le logiciel dédié
- Dématérialisation du courrier :
Enregistrer et diffuser le courrier entrant sur le logiciel courrier Zeendoc
Traiter des déclarations d'intention d'aliéner (DIA) pour les pôles d'Avranches, de Saint-James/Pontorson et du Val de Sée
Affecter des codes pour les réunions des services après 18 h au siège
- Rédiger les fiches procédures pour les différents postes de l'accueil
*Vos compétences :
Connaître l'ensemble des compétences de la collectivité et l'organisation et les activités des services
Maîtriser les outils informatiques
Maîtriser les règles de base en orthographe et grammaire
Connaître les techniques et outils de communication
Connaître le fonctionnement du standard
Connaître les techniques de capitalisation et de classement des documents
Accueillir le public
S'exprimer clairement
Reformuler les demandes
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Transmettre un message de façon précise pour une bonne compréhension du destinataire
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de l'EPCI
Rechercher, sélectionner et synthétiser la coopération dans le travail
Gérer les situations de stress
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Rédiger des messages et des emails professionnels, Assurer la confidentialité des informations, Utiliser les outils numériques
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Hellowork a estimé le salaire pour ce métier à Avranches
Le recruteur n'a pas communiqué le salaire de cette offre mais Hellowork vous propose une estimation (fourchette variable selon l'expérience).
Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
21 621 € / an 1 802 € / mois 11,88 € / heureSalaire brut estimé
21 750 € / an 1 812 € / mois 11,95 € / heureEstimation haute
23 341 € / an 1 945 € / mois 12,82 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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