Gestionnaire d'École Doctorale Réf. Cd2 H/F Sorbonne Universite
Paris - 75 CDD- 🕑 36 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Les missions du poste
Au sein de l'École doctorale (ED) du Collège Doctoral de Sorbonne Université.
Fonctions : Gestionnaire d'école doctorale
Emploi-type : J4C42 technicien en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans)
Mission :
Sous l'autorité de la directrice ou du directeur de l'école doctorale, le/la gestionnaire d'école doctorale assiste la direction de l'école doctorale. Il/elle contribue à la réalisation des missions de l'école doctorale (ED) : recruter, accueillir, former et suivre les jeunes chercheurs qui préparent un doctorat et veiller au respect des règles et procédures définies au sein du Collège doctoral.
Activités principales :
- Accueillir, informer et orienter les usagers de l'école doctorale : candidats à l'admission, doctorants-tes, directeurs-trices de thèse ou de laboratoires de recherche, les docteur-es, autres services de l'université et des partenaires de l'école doctorale
- Gérer et suivre les dossiers liés aux doctorantes et doctorants :
1) Étudier et traiter les demandes de candidatures/préinscriptions et de réinscription pédagogique jusqu'à autorisation et avant traitement par le DIADM
2) Informer et orienter les doctorants vers les services dédiés (ex : BAI, DFC, affaires générales etc)
3) Suivre les demandes de thèses en co-direction ou co-tutelle, en collaboration avec le BAI
4) Veiller au bon déroulement des comités de suivi : contrôler les échéances et le retour du rapport du comité auprès de l'ED, contribuer éventuellement à leur organisation
5) Veiller à ce que chaque doctorant de l'ED bénéficie d'un plan individuel de formation et d'un portfolio
6) Préparer et instruire les dossiers de demandes de soutenance et les soumettre au/ à la directeur/ trice d'ED, avant traitement par le DIADM
7) Collecter et instruire les dossiers de candidatures à divers bourses et prix (Chancellerie des universités, LERU, Handicap.) et les soumettre à la direction de l'ED pour validation, puis les transmettre au Collège Doctoral
8) Soumettre la demande de césure à la direction de l'ED pour avis
9) Assurer l'organisation du concours d'attribution des contrats doctoraux de l'ED
10) Contribuer à la saisie des informations nécessaires à l'établissement du contrat doctoral des doctorantes et doctorants de l'ED dans l'application dédiée.
11) Instruire la recevabilité des dossiers déposés notamment dans le cadre d'appels à projets comme les programmes doctoraux de Sorbonne Université.
12) Instruire les dossiers de mobilités des doctorantes et doctorants, (ordre de missions, conventions pédagogiques)
- Alimenter des bases de données sur les applications dédiées : ADUM, Apogée
1) Vérifier et stabiliser/fiabiliser les données saisies par les doctorantes et doctorants,
2) Vérifier et mettre à jour à jour les données relevant de son ED
3) Alimenter des tableaux de bord et de suivi
4) Répondre aux différentes enquêtes internes ou externes (Siredo.) et contribuer à la constitution des dossiers d'évaluation (collecte de données, établissement des documents)
- Contribuer à l'élaboration de l'information et la diffuser
1) Mettre à jour le site internet de l'école doctorale
2) Relayer et diffuser des informations aux doctorantes et doctorants et aux encadrantes et encadrants
- Organiser administrativement et matériellement les événements rythmant la vie de l'école doctorale : journées d'accueil de l'ED, journées scientifiques, réunions du conseil de l'école doctorale, etc.
- Participer à la préparation du budget de l'école doctorale et réaliser et suivre l'exécution des dépenses de l'ED en relation avec le bureau de gestion financière du Collège Doctoral
- Participer aux réunions, groupes de travail et événements du Collège doctoral
- Contribuer à l'organisation de formations spécifiques à l'école doctorale et relayer au DFC les besoins de formation
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Techniques de gestion administrative, Notion en gestion budgétaire, comptabilité publique, Anglais A2 minimum souhaité, Savoir utiliser des logiciels de bureautique,Logiciel université : Adum, Apogée, Oscar, Sipad, Savoir utiliser les outils de publication en ligne, Proposer des améliorations pour l'ED, Savoir organiser son travail avec méthode, Prendre en compte les demandes et y répondre
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles :
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Bienvenue chez Sorbonne Universite
Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé.
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
35 800 € / an 2 983 € / mois 19,67 € / heureSalaire brut estimé
48 800 € / an 4 067 € / mois 26,81 € / heureEstimation haute
61 200 € / an 5 100 € / mois 33,63 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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