Assistant Administratif - Assistant Pédagogique H/F Yncrea Mediterranee

Détail du poste

Notre école d'ingénieurs, membre du réseau FESIC et régie par la convention collective de l'enseignement privé indépendant (EPI), recherche son/sa futur(e) assistant(e) administratif(ve) / Assistant(e) pédagogique

Voici les missions qui pourraient lui être confiées :

1. Accueil et gestion administrative courante
- Accueil physique et téléphonique des étudiants, enseignants, visiteurs, intervenants extérieurs.
- Gestion du courrier (réception, tri, envoi).
- Rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, notes internes.
- Gestion des fournitures de bureau et matériels divers.

2. Suivi administratif des étudiants
- Saisie et mise à jour des dossiers étudiants :
- Aide à l'organisation de la rentrée : préparation des documents de rentrée, calendrier scolaire, calendrier des jurys de fin d'année, CVEC, modalités inscription, financement des études...
- Préparation des documents administratifs et mise à jour de la base : certificats de scolarité, attestations, facturation, bulletin, parents...
- Suivi des dossiers de candidatures (dossiers d'admission, inscriptions aux concours).
- Traiter les dossiers de bourse : validation et envoi au Crous.
- Absences : contrôle des absences. Mise à jour des justificatifs. Envoi des cours d'avertissement.

3. Appui aux équipes pédagogiques et administratives
- Organisation et suivi des réunions pédagogiques ou administratives (convocations, comptes rendus, logistique).
- Coordination avec les enseignants pour la planification des cours, examens, oraux.
- Support lors des jurys, partiels, concours ou soutenances (préparation des convocations, documents nécessaires, logistique).

4. Suivi logistique et événements
- Aide à l'organisation d'événements internes : journées portes ouvertes, remises de diplômes, conférences.
- Réservation de salles, matériel, gestion des plannings de réservation.

De formation Bac +2 obtenu dans le domaine du secrétariat, vous disposez idéalement d'une expérience significative de minimum 2 ans (alternance inclue)

Une maîtrise dans le Pack Office Word et Excel

vous êtes à l'aise autant à l'écrit qu'à l'oral

Vos qualités principales sont :
- Organisation : Gérer efficacement les agendas, les dossiers, les courriers, les réunions, etc.
- Rigueur : Précision dans la rédaction des documents, le suivi des dossiers, le respect des délais.
- Polyvalence : Capacité à gérer plusieurs tâches (standard téléphonique, courriers, accueil, comptabilité de base...).
- Discrétion / Confidentialité : Respect de la vie privée des clients, patients ou collaborateurs.
- Réactivité : Savoir réagir rapidement aux imprévus ou aux demandes urgentes.
- Autonomie : Capacité à travailler sans supervision constante, à prendre des initiatives

L'ISEN Méditerranée est un Établissement d'Enseignement Supérieur Privé d'Intérêt Général (EESPIG) sous contrat avec le Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. L'établissement est membre d Yncréa, premier pôle privé associatif d'écoles d' ingénieurs en France.

L'ISEN Méditerranée est une école d'ingénieurs implantée sur les villes de Toulon et Marseille. L'école forme chaque année 850 élèves dans les technologies du numérique et notamment les systèmes embarqués, la robotique mobile, les smart energy, les objets connectés (IoT), l'e-santé, le développement logiciel, l'ingénierie d affaires et la cybersécurité.