Sous-Direction de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche Assistant Ressources H/F Ministère de l'Europe et des affaires étrangères
Paris 15e - 75 Fonctionnaire- 24 072 - 37 380 € / an
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Description synthétique du poste
Assister le sous-directeur et son adjoint dans l'organisation quotidienne de leur activité. Accompagner les nouveaux agents concernant leurs procédures administratives de prise de fonctions. Assurer la polyvalence des missions d'assistance et d'accueil du poste. Assurer l'intérim des deux autres secrétaires en cas d'absence.
Activité principale
- Assister le sous-directeur et son adjoint dans leur activité quotidienne : tenir l'agenda hebdomadaire, planifier les demandes d'entretien et de réunions, tenir le tableau des congés de la sous-direction, gérer les déplacements/missions, préparer et convoquer les réunions de la sous-direction.
- Monter et assurer la logistique (réservation de salles, demande de prestations) des réunions, en particulier celles en visioconférence et sur Viséo,
- Organiser les entretiens de recrutement des nouveaux agents et des stagiaires.
- Contribuer à la préparation des déplacements à l'étranger (logistique, constitution de dossiers, missions).
- Soutien logistique à l'organisation des événements relatifs à la sous-direction (séminaire annuel de sous-direction, pots d'accueil ou de départ...).
- Assurer l'actualisation et la tenue de quelques documents ressources indispensables au fonctionnement du service : mailing list des agents, tableaux des contacts (administrations, acteurs du monde de l'ESR, principaux opérateurs et partenaires), tableaux des congés.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer les courriels (gestion en commun de la boîte générique du service).
- Apporter l'information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes.
- Gérer les archives sur support papier et dématérialisées/enregistrement de documents dans Diplomatie.
- Mettre en forme et valoriser les supports écrits (notes).
- Renseigner le tableau des échéances...
Le profil recherché
Profil statutaire du poste
Détachement sur emploi :
- Agent titulaire de la fonction publique de catégorie C ; - rémunération en fonction de l'indice majoré et du groupe de prime associé au poste. Autres voies de recrutement :
- Agent titulaire de la fonction publique de catégorie A en détachement sur contrat - agent contractuel recruté en CDD, avec une rémunération selon expérience et qualifications, dans une fourchette allant de 24 072 à 37 380 Euros annuels bruts
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Durée d'affectation attendue
Détachement sur emploi : détachement d'1 an, puis renouvellement de 2 ans et enfin pour une 4ème et dernière année. Par contrat : détachement sur contrat ou CDD jusqu'au 31 août 2027, renouvelable.
Compétences attendues
Connaissance
- Environnement administratif, institutionnel et politique - Pratique
- Gestion administrative et budgétaire - Pratique
- Gestion de l'information - Maîtrise
- Ministère et ses réseaux - Maîtrise
- Techniques d'accueil - Maîtrise
- Techniques de rédaction - Maîtrise
Savoir-faire
- Accueillir une personne, du public - Maîtrise
- Assister - Maîtrise
- Maîtriser les délais - Expert
- Mettre en forme un document - Maîtrise
- Organiser - Maîtrise
- Prioriser - Expert
- Rechercher des données, des informations - Pratique
- Rendre compte - Maîtrise
- Travailler en réseau - Maîtrise
- Travailler en équipe - Expert
Savoir-être
- Esprit d'initiative - Maîtrise
- Esprit d'équipe - Expert
- Etre autonome - Maîtrise
- Etre rigoureux - Maîtrise
- Faculté d'adaptation - Maîtrise
- Faire preuve de discrétion - Maîtrise
- Maîtrise de soi - Maîtrise
- Respect de la confidentialité des données - Maîtrise
- Réactivité - Maîtrise
- Sens de l'organisation - Expert
Compétence outil
- Bureautique - Expert
- CROCUS - Pratique
- SAGHA - Pratique
- SOLON - Maîtrise
Infos complémentaires
De 24072€ à 37380€
- Paris 15e - 75
- Fonctionnaire
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