Alternance Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F Mlj3m
Montpellier - 34 AlternanceSalaire alternance
-
La rémunération en alternance varie en fonction de l'âge et du niveau d'études du candidat.
- 486,49 - 1 801,80 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
!!! CONTRAT D'ALTERNANCE !!!
Participation à l'organisation administrative et technique de l'activité du secrétariat de la Direction Générale.
Lieu : 355 rue Vendémiaire 34000 Montpellier
ACTIVITES :
Sous la responsabilité de l'assistante de Direction Générale :
- Elaborer des supports de travail sur informatique, en utilisant, à cet effet, un logiciel approprié : traitement de texte, tableur, bases de données.
- Administrer une base de données : créer, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord.
- Saisir des données sur un ou plusieurs logiciels spécifiques.
- Constituer et mettre à jour des tableaux de bord.
- Mettre en forme des documents divers, formats papier ou électronique (courrier, rapports, bilans.)
- Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails, des comptes rendus.
- Gérer et administrer un planning (prise de RDV, réservation de salles.)
- Assurer un accueil téléphonique et prendre des messages pour la Direction Générale et effectuer des relances.
- Préparer les réunions : centraliser tous les éléments nécessaires à la préparation des réunions du directeur, préparer les pochettes des participants, gérer les invitations, réserver les salles, assurer la logistique (installation de la salle,.)
- Participer à l'organisation des déplacements, assurer les réservations pour la Direction Générale et la Présidence.
- Gestion du courrier postal et de la boite courrier du Siège Social.
- Classer, archiver des documents.
SAVOIR FAIRE :
- Techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Très bonne capacité rédactionnelle et bonne maîtrise de l'orthographe
- Bonne maîtrise des logiciels informatiques et outils de télécommunications : logiciels Word, Excel, Outlook, visioconférence Teams, Internet, Windows, logiciels de base de données
- maîtrise des outils multimédias (Internet, réseaux sociaux.)
SAVOIR-ETRE :
- Rigueur et sens de l'organisation
- Capacité à travailler en équipe
- Bonne élocution et aisance dans l'expression orale
- Respect de la confidentialité, discrétion
- Qualités relationnelles
- Capacité d'écoute
- Sans de l'analyse / esprit de synthèse
- Capacité à gérer des situations complexes
- Capacité d'autonomie et d'initiative
EXIGENCES :
Une première expérience de 1 an en secrétariat, administratif est exigée
Maîtrise des logiciels bureautiques, particulièrement Word et Excel.
FORMATION SOUHAITEE :
Bac +2 domaine administratif
Date limite de candidature : 28 mai 2025
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 1 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification : Employé non qualifié
Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) des activités économiques
Liste des qualités professionnelles :
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
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