Secrétaire Général de Mairie - Commune de la Ferriere aux Etangs H/F Fonction publique Territoriale
La Ferrière-aux-Étangs - 61 Fonctionnaire- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en oeuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.
MISSIONS :
1 - Secrétariat :
- Accueil téléphonique
- Rédaction et frappe du courrier
- Gestion des rendez-vous
- Renseigner la population
- Instruire les dossiers sur les domaines de : l'état-civil, les élections, l'urbanisme, l'aide sociale, le recensement militaire
2 - Conseil Municipal et commissions :
- Préparation de l'ordre du jour avec le Maire et les Adjoints
- Convocations des instances
- Prise de notes lors des séances, rédaction des délibérations et du compte-rendu
- Suivi des transmissions
3 - Budget :
- Préparation du budget en collaboration avec le Maire et les élus
- Préparation des documents de travail présentés aux élus
- Rédaction, saisie et édition des documents officiels à transmettre au contrôle de légalité
- Suivi mensuel des dépenses et recettes
- Gestion des imprévus
4 - Gestion financière M57 :
- Établir les mandats, titres, P503 sur Berger Levrault
5 - Subvention :
- Préparer et gérer les demandes de subventions auprès des divers organismes
- Suivi du plan de financement
6 - Marchés publics :
- Préparation et suivi des dossiers de marché public
- Envoi des annonces aux différents organismes
7 - Elections :
- Organisation et suivi des scrutins électoraux
8 - Ressources humaines :
- Saisir les éléments de paie (heures complémentaires/supplémentaires, astreintes, RIFSEEP), contrôler les bulletins de paie et indemnités
- Contrôler les déclarations de charges sociales
- Mandatement de la paie
- Suivi de la DSN et déclarations mensuelles et annuelles des charges sociales (Net-entreprise et Pep'S)
- Suivre la carrière des agents (avancement échelon/grade, ASA, RIFSSEP, mutation, radiation des cadres...)
- Diffusion auprès du personnel des conditions d'inscription aux examens professionnels, concours et formations
- Élaboration des plannings annualisés pour le personnel scolaire, des plannings avec astreintes pour le personnel technique, avec calcul et suivi des congés annuels et RTT
- Gérer les absences (congés, maladie, accident de travail...)
- Instruire les dossiers de retraite CNRACL
- Suivi des élections professionnelles avec le CDG61
- Calculer les coûts du personnel
9 - Missions annexes :
- Remplacement à l'accueil en l'absence de l'adjoint administratif
- Correspondante Mutuelle du personnel et du CNAS
CONDITIONS D'EXERCICE :
- Horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction : disponibilité par rapport aux élus, conseils municipaux et commissions
- Pics d'activité lié aux échéances budgétaires et aux projets de la collectivité
L'adresse du poste
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Le profil recherché
- SAVOIRS :
- Connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation
- Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale, les règles d'état-civil et d'urbanisme
- Connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics
- Connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
- Connaître les procédures réglementaires de la gestion des ressources humaines
- Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics
- Une connaissance du territoire serait un plus
SAVOIR FAIRE :
- Respecter les délais réglementaires
- Savoir gérer la polyvalence et les priorités
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
- Connaître les instances, processus et circuits de décision, fonctionnement des assemblées délibérantes
- Maîtrise des procédures budgétaires et comptable (nomenclature M57)
- Bonne maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, logiciel spécifique Berger Levrault)
- Technique rédactionnelles administratives
- Savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Contrôler et évaluer les actions des services
- Piloter, suivre et contrôler les activités des agents
SAVOIR ÊTRE :
- Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
- Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
- Disposer d'une capacité managériale et animer les équipes
- Bénéficier d'excellentes qualités relationnelles
- Méthode et rigueur
- Autonomie et initiative
- Disponibilité et dynamisme
- La Ferrière-aux-Étangs - 61
- Fonctionnaire
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