Chef du Secrétariat Particulier du Préfet du Calvados H/F Fonction publique de l'État
Calvados - 14 Fonctionnaire- Service public d'état
Détail du poste
Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales :
Les missions accomplies sur ce poste le sont au bénéfice du préfet du Calvados, mais également au profit de son directeur de cabinet.
Missions accomplies en tant qu'assistant(e) de direction :
- Gestion des agendas (réunions, rendez-vous et déplacements)
- Accueil téléphonique et physique de personnalités et d'administrés
- Rédaction de courriers et suivis des courriels
- Gestion et traitement des correspondances
- Suivi et relecture des parapheurs soumis à la signature
- Gestion des permanences et congés des membres du corps préfectoral
- Vérification de la bonne transmission des éléments des agendas aux chauffeurs, à la résidence préfectorale et aux services déconcentrés concernés
- Participation à l'organisation des déjeuners, dîners, réceptions et cérémonies en lien avec le bureau de la représentation de l'État et de la communication
Missions accomplies en tant que chef(fe) du secrétariat particulier :
- Coordination interne au secrétariat : plannings de présence, répartitions des tâches, liens avec les secrétariats des autres membres du corps préfectoral
- Supervision générale de cohérence sur les agendas des deux autorités, ceci en lien avec les autres secrétariats de direction et le service de coordination de la préfecture
- Gestion et suivi des dossiers quotidiens du préfet et du directeur de cabinet : demande de notes à l'ensemble des services de la préfecture et des services déconcentrés
- Responsable de la base de donnée du cabinet (annuaire des personnalités, élus et professionnels)
«Missions accomplies dans le respect des engagements du référentiel Quali-ATE»
Votre environnement professionnel :
Activités du service
Secrétariat particulier du Préfet et du Directeur de cabinet
Composition et effectifs du service
Deux agents de catégorie B
Sous l'autorité du directeur de cabinet, le/la chef(fe) du secrétariat particulier organise le fonctionnement du secrétariat afin que celui-ci profite au Préfet et au Directeur de cabinet.
Liaisons hiérarchiques
Le Préfet (N+2)
Le Directeur de cabinet (N+1)
Liaisons fonctionnelles
Corps préfectoral, directeurs des services de l'État, services de la préfecture et des sous-préfectures
Le profil recherché
Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques :
Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - à acquérir
Avoir des compétences en informatique -bureautique : niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences juridiques : niveau pratique - à acquérir
Savoir faire :
Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis
Savoir anticiper : niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis
Savoir être :
Savoir s'adapter : niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis
Savoir faire preuve de rigueur et de méthode : niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer : niveau maîtrise - requis
Vos perspectives :
Evolution sur des missions similaires en préfecture de département ou dans d'autres services de l'Etat
Durée attendue sur le poste : 3 ans
- Calvados - 14
- Fonctionnaire
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