Office Manager H/F In Extenso
Paris 8e - 75 CDD- 35 000 - 40 000 € / an
- 3 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Secteur informatique • ESN
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Les missions du poste
Le poste et ses missions
Sous la responsabilité de la Direction Générale, vous jouerez un rôle central, contribuant activement aux tâches suivantes :
Comptabilité / facturation :
Fournisseurs
- Centralisation de la réception des factures auprès du service comptabilité
- Préparation et vérification des factures à régler
Clients
- Emission des factures clients
- Suivi des factures impayées, relances et gestion du recouvrement.
- Gestion documentaire des clients
- Création des clients, missions et des factures clients via notre ERP
- Assurer le lien avec le service comptabilité
Banques
- Intégrations bancaires quotidiennes des règlements émis
- Cash Management
Services généraux et QVT
- Assurer la sécurité et le confort de nos collaborateurs ainsi que des espaces/ outils de travail
- Participation à la négociation et gestion des contrats avec les fournisseurs (nettoyage, maintenance, téléphonie, Internet etc.)
- Supervision de l'entretien des locaux
- Gestion des commandes des fournitures et équipement des locaux
- Accueil des visiteurs
- Accueil téléphonique
- Suivi de l'état du parc informatique (ordinateur, écrans etc.) et gestion du renouvellement en lien avec les services SI du groupe
Gestion administrative & Administration du personnel
- Gestion de l'Onboarding + Offboarding des collaborateurs
- Mise à jour des données administratives de l'entreprise
- Gestion de la flotte de véhicules de fonction
- Préparation des paies avec les services du groupe (incluant le suivi des congés/RTT/absences des collaborateurs)
- Préparation des commandes de titres restaurant
- Suivi et organisation des visites médicales
Autres responsabilités :
- Organisation de petits déjeuners/ réunions d'équipes
- Participation à l'organisation d'événements internes et externes
Poste à pourvoir en CDD dès que possible.
Nos étapes de recrutement
Les étapes de recrutement peuvent varier selon l’offre à laquelle vous postulez.
-
Email de confirmation de la bonne réception de la candidature
-
Si le CV est retenu, contact du service RH pour un premier échange de 15 minutes
-
Convocation à un entretien physique ou vidéo avec le recruteur
-
Convocation à un entretien physique ou vidéo avec le manager
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Maintenant, parlons de vous...
Vous avez une formation (Bac +2/3) en Comptabilité, Gestion administrative ou Gestion d'entreprise avec une expérience de 3/4 ans sur des postes similaires. Vous savez réaliser de la facturation client et fournisseurs.
Les savoirs et savoir-faire :
- Connaissance de base des principes de facturation et de comptabilité (accompagnement possible à l'utilisation de la plateforme Microsoft Dynamics à la prise de poste par les experts du groupe)
- Maîtrise des outils bureautiques classiques (Word, Excel etc.) et appétence pour les outils digitaux (plateformes)
- Compréhension de l'information et la mettre en application
Les savoir-être :
- Polyvalence et proactivité
- Bonne humeur et esprit d'équipe
- Organisation, rigueur et fiabilité
- Discrétion, respect de la confidentialité
- Capacités à bien gérer les priorités
- Curiosité d'esprit, envie d'apprendre et autonomie
Compétences : administration du personnel, paie, administratif, évènement
Raisons de nous rejoindre
-
Matériel de qualité
-
Aménagement des locaux
-
Parking gratuit à proximité
-
Proche transport en commun
-
Intéressement ou participation
-
Flexibilité des horaires
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Télétravail
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Espaces calmes
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Organisation de conférence & workshops
-
Activités sportives
Bienvenue chez In Extenso
In Extenso est l'un des leaders de l'expertise comptable en France et parmi les premiers prestataires de paie du marché. Avec un réseau de plus de 5000 collaborateurs et 250 agences réparties sur tout le territoire, In Extenso propose aux chefs d'entreprises, artisans, commerçants, professions libérales et responsables d'associations un service professionnel complet, privilégiant la proximité, l'écoute et la proactivité.
Chez In Extenso, nous avons choisi de placer la passion au coeur de notre nouvelle stratégie RH car nous sommes convaincus que la passion, qu'elle soit d'origine professionnelle ou personnelle, constitue une richesse pour In Extenso. Notre promesse Ressources Humaines vous permet de bénéficier d'un environnement qui facilite votre quotidien, de construire votre projet professionnel et de partager des valeurs communes.
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