Ensosp-Assistant de Direction - Assistant du Directeur-Adjoint et Directeur des Études H/F Ministère de l’Intérieur
Bouches-du-Rhône - 13 Fonctionnaire- Bac
- Service public d'état
Détail du poste
GROUPE RIFSEEP : 3
Vos activités principales
1/ Tâches administratives :
- Gère les appels téléphoniques : réception, filtrage, orientation, prise des messages
- Traite les courriels : messagerie nominative, messagerie fonctionnelle de la direction
- Anticipe, organise et gère les rendez-vous, réunions, repas de travail et déplacements (réservation de salles, de transport, bons de commande, frais de mission)
- Recueille les éléments et constitue les dossiers techniques en amont des rendez-vous et des réunions
- Rédige, saisit, diffuse comptes rendus, notes et courriers
- Enregistre, diffuse, suit et clôture les courriers signalés et les fiches de suivi du courrier (identification sous Elise)
- Classe et archive les dossiers et documents divers
- Met à jour des listes de contacts partagés
- Gère les voeux en début d'année (actualisation de la liste de diffusion, envoi des voeux, réponses aux voeux reçus)
- Coordonne et sécurise le suivi des parapheurs, contrôle le respect de la charte administrative et met à jour le tableau de suivi des parapheurs
2/ Assistante du directeur des études :
- Travaille en transversalité avec les assistantes du pôle des études
- Assiste le chargé de mission stratégie et prospective
3/ Mise en oeuvre des conseils de perfectionnement et des commissions spécialisées (3/an) :
- Met à jour les membres, leurs secrétariats et leurs coordonnées
- Prépare et met en forme les ordres du jour
- Prépare, met en forme et archive les rapports
- Prépare et diffuse les courriels de convocation, d'envoi des rapports, de la fiche logistique et des codes de connexion à distance
- Assure le suivi logistique (réservation et mise en place des salles, réservation des hébergements, déplacements et des navettes, bons de commande restauration, reprographie et sténotypie, demandes d'édition des codes de visioconférence et WIFI)
- Prépare la feuille d'émargement, les chevalets et le plan de séance
- Fait signer la liste d'émargement en début de séance et note les présents connectés à distance
- Suit et met à jour le rétroplanning du CPERF et le bilan de satisfaction de l'organisation interne du CPERF
- Met à jour les tableaux de suivi des coûts
- Compile et archive les ordres du jour et les procès-verbaux
4/ Visites :
Sous l'autorité de la cheffe de cabinet, organise et veille à la bonne mise en oeuvre des visites d'autorités, d'élus et de délégations.
Votre environnement professionnel
Activités du service
Le service de direction (Serdir) est le support de la direction de l'établissement, gestion quotidienne des activités administratives et logistiques liées à la direction. Il est le garant de l'action administrative de l'Ensosp.
Composition et effectifs du service
3 agents
Liaisons hiérarchiques
cheffe du service de direction
Directeur adjoint et directeur des études.
Liaisons fonctionnelles
Interne : les entités de l'Ensosp.
Externe : partenaires et interlocuteurs, DGSCGC, CNFPT, DDSIS.
Le profil recherché
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Régime horaire : 38 heures/semaine-16 jours ARTT-
29 jours CA.
Continuité de service formalisée : permanence de 8h à 18h, pause méridienne de 12h30 à 13h30
Parfaite maîtrise des devoirs de discrétion et de réserve
Expériences sur des missions similaires souhaitées
Bonne connaissance du milieu institutionnel de la sécurité civile
Esprit d'équipe, polyvalence, force de proposition
Accès routier facilité, grand parking gratuit et sécurisé, installations sportives accessibles;
Adhésion au CNAS et à l'amicale des personnels;
Prise en charge d'une partie de la protection sociale complémentaire (PSC pour 15€) et de la restauration,
Qui contacter ?
La cheffe du cabinet, Mme Fanny Rolland Simonnet, **.**.**.**.**;
Le chef de la division des ressources humaines, M Marc Lopez
****@****.** Tél : 04 42 39 04 71/75
Date limite de dépôt des candidatures : 31/12/2025
Liste des pièces requises pour déposer une candidature : Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à l'adresse :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire\_Mobilite\_MI-2025.pdf
et en parallèle : Candidature à adresser par mail : ****@****.**
(CV, lettre de motivation) à :
Monsieur le Directeur de l'ENSOSP
École nationale supérieure des officiers de sapeurs-pompiers
Division des ressources humaines
BP 20316 - 1070 rue du Lieutenant Parayre
13798 Aix-en-Provence cedex 3
- Bouches-du-Rhône - 13
- Fonctionnaire
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