Assistant Administrative Drom-R H/F

Fédération Hospitalière de France

Descriptif Au titre d'assistant(e) la DROM-R, il/elle assure la gestion de l'agenda du directeur (agenda complexe avec une forte dimension territoriale) ; organise les réunions et les déplacements et assure la préparation des dossiers. En outre, il/ elle est en charge des missions suivantes :
(1) Mise en place d'une base documentaire et suivi de sa gestion :
- Traitement, circulation et archivage des documents reçus par le directeur (courriers internes et externes, courriels, notes d'information, notes de service, décisions, arrêtés et décisions, etc.) au sein de la gestion documentaire de la DROM-R ;
- Suivi des décisions de la direction et de leur mise à jour ;
- Organisation et gestion et des dossiers numériques partagés au niveau du secrétariat de la DROM-R ;
- Gestion des parapheurs en lien avec les directions fonctionnelles ;
- Rédaction et mise en forme de courriers et autres documents ;
- Suivi et ajustement de la forme des documents internes reçus (respect du papier à en-tête, etc.) en lien avec le secrétariat général et la direction générale.
(2) Appui à la coordination des instances et des réunions thématiques pilotées par la DROM-R :
- Préparation, suivi et appui à la préparation des instances médicales (CMG, CME et sous commissions) en lien avec l'agenda institutionnel du centre hospitalier de Versailles et des établissements de la direction commune, et avec le secrétariat général ;
- Préparation et suivi des trames d'ordre du jour pour les instances précitées ;
- Suivi du calendrier pour la préparation et l'envoi des ordres du jour, en lien avec le secrétariat général ;
(3) Préparation et organisation des réunions de la direction :
- Réservation, préparation et vérification des salles de réunion pour l'accueil des instances et réunions thématiques susmentionnées, préparation de supports quand nécessaire
- Rédaction, suivi et archivage des comptes rendus des instances susmentionnées
- Contribution à la préparation des événements institutionnels (journée d'accueil des internes, des étudiants en santé, etc.)
- Préparation et mise en ligne des annonces de recrutements médicaux sur le site web et les réseaux sociaux
- Suivi d'indicateurs et de tableaux internes à la direction
Missions spécifiques :
- Il/ elle assure la continuité de service pendant les congés de l'attachée de direction
- Missions ponctuelles en fonction des besoins