Technicien Référent Gestion des Aides aux Apprentis H/F Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche
Lille - 59 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public d'état
Détail du poste
Le technicien référent Gestion des aides aux apprentis assure la gestion des aides destinées aux apprentis ainsi que la facturation auprès des OPCO et de l'ASP. Il est également expert pour toute question relative à la gestion des frais annexes et des aides aux permis de conduire. A ce titre, il assume la charge d'activités d'organisation, d'animation, de conseil ou encore de veille de la cellule frais annexes notamment.
Pour accomplirsa mission, le technicien référent Gestion des aides aux apprentis est chargédes activités suivantes :
Assurer la gestion des aides aux apprentis
- Traiter les dossiers et saisir les informations dans des logiciels internes et externes divers
- Gérer le paiement des frais annexes et la facturation auprès des OPCO
- Collecter et assurer le suivi des documents/dossiers traités
- Gérer et actualiser la base d'informations
- Valider la cohérence des pièces traitées (administratives et financières)
- Relancer les partenaires
- Garantir la validité des informations
- Classer et archiver les informations des dossiers après instruction
- Compléter les outils d'analyse et tableaux de bord
- Alerter et proposer des mesures correctives aux établissements
Animer la cellule frais annexes
- Mettre en oeuvre l'organisation et le fonctionnement de la cellule frais annexes, déterminés spécifiquement par l'adjoint(e) au chef(fe) de service
- Organiser les activités liées à la gestion des aides aux apprentis
- Suivre la facturation et les encaissements des OPCO en lien avec l'agence comptable
- Assurer une veille sur l'actualité et la réglementation relative aux aides aux apprentis
- Assurer un rôle de conseil et d'information en matière de gestion des frais annexes
- Savoir maîtriser la gestion de toutes les aides aux apprentis (différents types de frais annexes)
- Accompagner la formation interne des nouveaux arrivants dans la cellule
- Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus, des tableaux de bord et des documents afin d'améliorer le fonctionnement de la cellule
Contribuer au Système de Management de la Qualité (SMQ - EDUFORM)
- Respecter les procédures qualité du service
- Relever les non-conformités en vue d'alimenter le plan d'amélioration du SMQ
Le profil recherché
Le poste requiert une formation de niveau Bac +2 à Bac +3 dans les domaines de la gestion et/ou de la comptabilité. Une première expérience significative en gestion budgétaire et comptable est indispensable pour assurer la maîtrise des enjeux et des procédures du poste.
Il est essentiel de posséder des connaissances réglementaires et législatives en lien avec la gestion budgétaire et comptable, ainsi qu'une expertise technique permettant de garantir une gestion administrative rigoureuse et conforme aux normes en vigueur.
Afficher la suite
L'exercice des missions implique la capacité à mettre en oeuvre des procédures et des règles spécifiques, garantissant ainsi le respect des cadres réglementaires et organisationnels. La maîtrise des outils bureautiques, des logiciels spécialisés et des bases de données est indispensable pour assurer un suivi précis et structuré des activités.
Une aisance rédactionnelle est nécessaire pour produire des documents clairs, synthétiques et adaptés aux différents interlocuteurs. L'esprit d'analyse et de synthèse est une compétence clé pour prendre des décisions éclairées et optimiser les processus de gestion.
Le poste requiert également un sens du détail et une rigueur irréprochable, garantissant la fiabilité des données et le respect des échéances. Par ailleurs, de solides compétences en communication et un bon sens relationnel sont essentiels pour interagir efficacement avec divers interlocuteurs et favoriser un travail collaboratif.
Enfin, un fort sens de l'organisation et une gestion méthodique des priorités permettent d'optimiser les tâches et de s'adapter aux contraintes et aux exigences du poste.
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