Assistant de la Direction Générale des Services H/F Mairie

MISSIONS
- Assurer le secrétariat et l'assistance administrative du Directeur Général des Services et de l'Administration Générale,
- Assurer le suivi financier du service.
ACTIVITES PRINCIPALES
- Secrétariat et assistance administrative de la Direction
Assurer le secrétariat du DGS et de l'Administration Générale (rédaction, frappe et mise en forme de courrier, note, compte-rendu, classement, archivage de dossiers.etc),
Classement et archivage de dossiers du service (papier et électronique),
Assurer la polyvalence avec le service courrier/accueil,
Gestion des messageries : DGS et mairie,
Gestion de la dématérialisation du courrier : Doc'up,
Gestion et garant de la qualité rédactionnelle des parapheurs de l'ensemble des services (modèles et mise en page),
Gestion des commandes de fournitures de bureau.
- Assurer le secrétariat de la commande publique (notification sur la plateforme)
- Assurer la publication des actes
- Être référent en interne de la dématérialisation des courriers
- Superviser la réalisation des registres
- Assurer la gestion administrative du Conseil Municipal
- Gestion de la documentation
Assurer le suivi des abonnements : souscription, renouvellement, résiliation.
- Assurer le secrétariat des dossiers d'insalubrité, de péril en lien avec l'EPT
- Assurer la souscription et le suivi des certificats de signatures électroniques (certinomis)
- Assurer le suivi financier du service

Gestion des contrats du service,
Constituer et renseigner des tableaux de bord et de suivi de consommation,
Assurer le suivi financier du service juridique.

ACTIVITES ACCESSOIRES
Assurer la polyvalence entre les missions du service : gestion des sinistres et du courrier

Compétences techniques
- Connaissances réglementaires sur l'organisation politique et administrative, sur le mode de fonctionnement, sur les missions, sur les règles comptables d'une collectivité territoriale
- Connaissances territoriales
- Maîtrise de l'outil informatique et de la bureautique
- Connaissances des techniques de secrétariat, assistanat et aisance rédactionnelle impérative
Savoir-faire
- Sens de l'organisation, de la méthode et de la rigueur
- Devoir de discrétion et de confidentialité
- Expression écrite et orale de qualité
- Faire preuve d'initiatives et de réactivité
- Capacité à gérer l'urgent et/ou l'imprévu
- Capacité d'adaptation
- Autonomie
- Savoir écouter et communiquer
- Gérer les situations de stress
- Savoir gérer et suivre les procédures
Savoir-être
- Courtoisie, amabilité
- Sens de l'écoute et du contact
- Patience et diplomatie
- Réactivité
- Disponibilité

Horaires de travail : 8h30 à 12h30 / 13h30 à 17h00 (37h30)
Jours de travail : lundi au vendredi
Disponibilité pouvant dépasser le cadre horaire normal imposé aux agents communaux notamment lors des pics d'activité, en cas du déclenchement du Plan Communal de Sauvegarde