Coordinateur·trice Administratif·ve du Service Enfance Jeunesse et Education H/F Communes

Placé(e) sous la responsabilité du Directeur du service Enfance, Jeunesse et Éducation, le ou la coordinateur/trice administratif/ve assure et coordonne l'ensemble des missions administratives du service et contribue à la mise en oeuvre de la politique éducative de la collectivité.

Accueil :
o Accueillir le public en présentiel et par téléphone
o Renseigner et orienter les familles
o Participer à la continuité de service de la fonction accueil de la Mairie

Appui à la gestion des ressources humaines en lien avec le service RH :
o Préinscriptions formations CNFPT
o Suivi des formations du service
o Suivi des absences, des enveloppes d'heures, des éléments variables pour la paie (calcul des droits à titres-restaurant, déclaration des heures supplémentaires...)
o Suivi des stagiaires, suivi administratifs des entretiens professionnels,...
o Suivi des recrutements : mise à jour des dossiers RH au sein du service Enfance, Jeunesse et Éducation

Gestion budgétaire :
o Demander et relancer pour l'obtention de devis
o Réaliser des bons de commandes
o Contribuer à l'élaboration des demandes et des justifications de subventions
o Aider le chef de service dans le suivi de l'exécution et la préparation budgétaire

Gestion administrative :
o Gérer le processus d'inscriptions/facturations/recouvrement des activités péri et extrascolaires
o Assurer la gestion, le suivi et transmission des PAI, des fiches sanitaires et « savoir nager »,...
o Gérer les commandes de repas et des goûters périscolaires et extrascolaires
o Assurer le lien avec le prestataire de restauration
o Assurer la gestion du courrier entrant et l'élaboration et diffusion des réponses
o Élaborer les outils de planification, les procédures, les tableaux de bord nécessaires au bon fonctionnement du service et rendre compte à la direction
o Assurer la mise à jour des outils de prospective des effectifs
o Assurer la gestion des inscriptions et dérogations scolaires
o Assurer la préparation et le suivi des conseils d'écoles

Gestion de projets :
o Gérer les demandes de stages des élèves de 4ème/3ème pour l'ensemble de la collectivité
o Assurer la gestion administrative des chantiers éducatifs en lien avec l'association Passage

Ce poste requière une autonomie dans l'exécution des missions mais demande un lien permanent avec la hiérarchie.

Moyens mis à disposition :
o Poste informatique
o Imprimante
o Téléphone professionnel (portable et fixe)
o Bureau
o Logiciel BL Enfance et BL RH