Secretaire en Charge des Aménagements des Emplois du Temps H/F notre Dame de la Providence

Profil :
Formation Bac +2 dans le domaine administratif
Expérience souhaitée dans le domaine scolaire

Missions spécifiques au poste:
Assurer un rôle d'assistance technique dans la gestion des aménagements d'emplois du temps auprès de la direction (env 25h/semaine)
Appui administratif lié au service de secrétariat (env 10h/semaine)
Activités principales :
- Réalise toutes les tâches administratives en lien avec le secrétariat (suivi des inscriptions, gestion des dossiers élèves, familles, enseignants, personnels, examens, accueil physique et téléphonique, gestion et suivi des dossiers liés à l'affectation, Parcoursup.)
- Prépare les modifications d'emploi du temps (heure et/ou salle) en cas d'absence ponctuelle d'un professeur, en cas de réunions ou d'examens blancs et officiels (écrits ou oraux), de voyages et sorties scolaires ;
- Contacte les professeurs remplaçants afin de connaître leur disponibilité et présente à la Direction les modifications souhaitées pour validation ;
- Assure une communication des modifications auprès des familles, des élèves et des professeurs via
Ecole Directe ;
- Comptabilise les heures de remplacement et les ventile dans les tableaux des Heures Supplémentaires et Heures Pacte ;
- Consigne tous les aménagements de cours réalisés jour par jour et classe par classe afin de conserver une trace écrite des modifications faites ;
- Accompagne les activités ou les projets proposés par la direction et les élèves ;
- Effectue des saisies informatiques
- Participe aux tâches de rentrée et de sortie d'année scolaire ;
- Etablit les plannings des vacances apprenantes en lien avec les professeurs, en assure la communication aux familles et aux élèves ;
- Participe aux opérations de paramétrage sur Charlemagne Notes.

Compétences :
- Bonne connaissance du projet de l'établissement
- S'adapter aux besoins quotidiens et aux situations imprévues vécues dans l'établissement : savoir faire preuve de réactivité et d'adaptabilité ;
- Adopter une attitude professionnelle : être ponctuel, respecter son positionnement journalier et effectuer toutes les missions avec sérieux ; communiquer de manière positive avec les adultes de l'établissement et les familles, tout en respectant la vie privée de chacun ;
- Aborder les situations entre les personnes avec empathie et bienveillance : faire preuve de discernement et de neutralité
- Développer une relation d'autorité et de confiance avec chaque élève ;
- Informer et rendre compte à son responsable hiérarchique : assurer les remontées et les transmissions d'information concernant les élèves ;
- Faire preuve de constance et de rapidité dans la transmission d'informations ;
- Promouvoir au quotidien le projet éducatif de l'établissement ;
- Assure des échanges cordiaux avec les familles

CDD dans le cadre d'un remplacement, avec possibilité de renouvellement