Assistant en Gestion Administrative et Financière H/F CNRS

Description du Poste Les Missions Assurer, sous l'autorité de la direction de l'unité, la coordination et la réalisation des activités de gestion administrative, financière, des ressources humaines, contractuelle et logistique de l'unité.Contribuer au bon fonctionnement de la structure en apportant un appui technique et administratif à la direction et aux personnels dans la gestion des moyens, le suivi des activités et l'accompagnement des projets scientifiques et des collaborations partenariales.Coordonner les relations avec les services des tutelles et les partenaires extérieurs, veiller à l'application des procédures et de la réglementation en vigueur et proposer des outils permettant d'améliorer le suivi et l'organisation des activités de gestion. L'Activité 1. Gestion administrative et ressources humaines:Assurer la gestion administrative des personnels statutaires et contractuels, de leur recrutement à leur départ, en lien avec les services RH des tutelles (CNRS et Université de Montpellier).Préparer et suivre les dossiers administratifs relatifs aux recrutements, aux renouvellements de contrats et aux évolutions de situation des personnels.Conseiller et accompagner la direction et les personnels de l'unité dans leurs démarches administratives, notamment concernant les procédures de recrutement et la réglementation applicable.Assurer le suivi des dossiers de formation et contribuer à la circulation des informations auprès des personnels.Élaborer et actualiser les documents et outils de suivi des ressources humaines.2. Gestion financière et budgétaire:Préparer les éléments nécessaires aux demandes annuelles de moyens auprès des tutelles (CNRS et Université de Montpellier), notamment dans l'outil DIALOG.Assurer le suivi de l'exécution budgétaire et des dépenses selon leur nature et leur origine de financement (FEDER, ADEME, ANR, CNRS, Région, contrats industriels).Réaliser des tableaux de bord, des états financiers et des bilans permettant de suivre la consommation des crédits et d'identifier les écarts budgétaires.Préparer les éléments nécessaires aux enquêtes, évaluations et demandes d'informations relatives aux moyens de l'unité.Assurer le traitement et le suivi des commandes, des factures et des opérations de gestion courante dans le respect des procédures et des règles de la commande publique.Participer à la préparation des dossiers d'achat et des procédures de consultation pour l'acquisition d'équipements.Assurer le suivi administratif et financier des missions des personnels, notamment pour les déplacements sur le terrain, les opérations de récolte, les congrès et les échanges avec la Nouvelle-Calédonie.Apporter un appui administratif et financier au montage et au suivi des projets scientifiques et des collaborations avec les partenaires publics et privés.3. Gestion administrative et logistique des locauxAssurer le suivi administratif et financier des locaux occupés par l'unité, en lien avec la direction et les interlocuteurs concernés.Participer au suivi des relations avec l'agglomération de Montpellier et les différents prestataires intervenant sur les sites.Assurer le suivi des dispositions administratives et financières relatives aux locaux : loyers, charges, fluides, sécurité, entretien, maintenance et travaux.Coordonner les demandes d'intervention et assurer le suivi de leur réalisation.Organiser et suivre les prestations logistiques nécessaires au fonctionnement des différents sites : stockage, gardiennage, nettoyage, sécurité et maintenance.Contribuer à la bonne application des dispositions prévues dans les conventions et contrats relatifs à l'occupation des locaux.Assurer le suivi des équipements et des moyens matériels mis à disposition de l'unité.4. Gestion administrative et suivi des relations contractuelles et partenarialesAssurer le suivi administratif des conventions et contrats conclus avec les partenaires institutionnels, scientifiques et industriels.Préparer et suivre les dossiers administratifs et financiers relatifs aux collaborations et aux prestations réalisées par l'unité.Participer à la préparation des éléments financiers nécessaires à la contractualisation avec les partenaires.Contribuer à l'élaboration et à l'actualisation des grilles tarifaires applicables aux prestations et collaborations industrielles.Assurer le suivi des engagements contractuels et des échéances administratives et financières.Préparer les éléments nécessaires aux demandes d'autorisation de facturation et assurer leur suivi auprès des services compétents des tutelles.Assurer l'interface administrative avec les services de valorisation et les services contractuels des tutelles.5. Coordination administrative et amélioration des procéduresCoordonner la circulation des informations administratives et financières entre les personnels de l'unité, la direction et les services des tutelles.Assurer l'interface avec les services administratifs du CNRS et de l'Université de Montpellier dans les différents domaines de gestion.Concevoir et actualiser des outils de suivi et des tableaux de bord relatifs aux activités administratives, financières et RH.Formaliser et actualiser les procédures et documents de gestion de l'unité.Participer à l'instruction des dossiers complexes en veillant à leur conformité avec les règles et procédures applicables.Assurer une veille sur l'évolution des procédures administratives, financières et réglementaires relevant de son périmètre d'activité.Organiser le classement, l'archivage et la conservation des documents administratifs et financiers.Informer et accompagner les personnels dans leurs démarches et procédures administratives. Votre Profil Compétences ConnaissancesOrganisation et fonctionnement de la recherche publique.Connaissance de l'environnement institutionnel et administratif du CNRS et des universités.Connaissances générales en gestion administrative, financière et des ressources humaines.Connaissances générales des règles de la comptabilité publique et de la gestion budgétaire.Connaissances générales des règles relatives aux achats publics et aux procédures contractuelles.Connaissance de la réglementation applicable à la gestion des personnels titulaires et contractuels.Connaissances générales des règles de gestion des conventions et contrats de recherche.Compétences opérationnellesÉlaborer, préparer et contrôler des actes de gestion administrative et financière.Instruire des dossiers administratifs et financiers dans le respect des procédures réglementaires.Assurer le suivi budgétaire et financier d'une structure.Concevoir et exploiter des tableaux de bord et des outils de suivi.Produire des bilans, des états de suivi et des documents de synthèse.Organiser et coordonner des activités administratives et logistiques.Appliquer les procédures de gestion des ressources humaines.Utiliser les outils informatiques et logiciels de gestion administrative et financière.Rédiger des documents administratifs et des comptes rendus.Assurer la circulation et la diffusion de l'information.Identifier les interlocuteurs et les circuits administratifs adaptés.Travailler en interface avec plusieurs services et partenaires institutionnels.Prioriser les activités et respecter les échéances.Compétences comportementalesRigueur et fiabilité.Autonomie dans l'organisation du travail.Sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités.Réactivité et capacité d'adaptation.Qualités relationnelles et sens du dialogue.Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.Aptitude au travail en équipe et en réseau.Capacité à rendre compte et à alerter sur les difficultés rencontrées. Votre Environnement de Travail L'unité comprend une vingtaine de personnels et est placée sous la tutelle conjointe du CNRS et de l'Université de Montpellier.Elle est implantée sur deux sites géographiques distincts : le Biopôle de Grabels (Montpellier) et le centre IRD de Nouméa (Nouvelle-Calédonie).L'activité de l'agent recruté s'exercera sur le Biôpole de Grabels.Il/Elle travaille en étroite collaboration avec la direction de l'unité, les personnels, les services administratifs et financiers des tutelles ainsi que les partenaires institutionnels et industriels.Il/Elle contribue à la continuité et à la qualité du fonctionnement administratif de l'unité, dans un environnement caractérisé par la diversité des financements, des projets scientifiques et des partenariats. Contraintes et risques Aucune contrainte ou risque spécifique Rémunération et avantages Rémunération A partir de 2452€ brut mensuel, ajustable selon expérience sur des postes de niveau équivalent Congés et RTT annuels 44 jours Pratique et Indemnisation du TT Pratique et indemnisation du TT Transport Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu'à 300€ À propos de l'offre Référence de l'offre UMR5021-YANEGE-004 Secteur d'activité Gestion et Pilotage Emploi type Assistant en gestion administrative (H/F) À propos du CNRS Le CNRS est un acteur majeur de la recherche fondamentale à une échelle mondiale. Le CNRS est le seul organisme français actif dans tous les domaines scientifiques. Sa position unique de multi-spécialiste lui permet d'associer les différentes disciplines pour affronter les défis les plus importants du monde contemporain, en lien avec les acteurs du changement. Le CNRS Les métiers de la recherche