Chargé des Instances de la Politique Doctorale Appui Administratif Transverse H/F Université Paris-Saclay
- Gif-sur-Yvette - 91
- Fonctionnaire
- Enseignement • Formation
Les missions du poste
Missions:
Au sein de la Maison du doctorat de l'Université Paris-Saclay, sous l'autorité de la Directrice de la Maison du doctorat, le/la chargé·e des instances de la politique doctorale, appui administratif transverse contribue au pilotage et à la mise en oeuvre de la politique doctorale de l'Université. Il/elle assure en premier lieu la préparation, l'organisation et le suivi des travaux du CoPoD - Comité de la politique doctorale de l'Université Paris-Saclay, en lien avec la Vice-présidence déléguée au doctorat. Il/elle prépare les dossiers soumis à l'instance, assure le suivi des décisions et contribue à la coordination des actions qui en découlent. Il/elle assure un appui également sur les réseaux métiers de la maison du doctorat. À l'interface entre les instances de gouvernance, les écoles doctorales, les Graduate Schools, les unités de recherche et les services de l'Université, le poste comporte également une mission d'appui administratif à la Maison du doctorat.
Missions principales
- Chargé(e) des instances et de la coordination de la politique doctorale
Le/la chargé·e de mission assure la préparation, l'organisation et le suivi des principales instances et réseaux associés à la politique doctorale de l'Université Paris-Saclay, sous l'autorité de la Directrice de la Maison du doctorat.
CoPoD - Comité de la politique doctorale
Le CoPoD constitue l'instance principale suivie dans le cadre du poste. À ce titre, le/la chargé·e de mission :
- prépare, en lien avec la Directrice de la Maison du doctorat, les réunions du CoPoD ;
- recueille et consolide les sujets proposés à l'ordre du jour ;
- prépare les dossiers, notes, documents d'analyse et supports nécessaires aux travaux de l'instance ;
- coordonne la collecte des contributions auprès des différents interlocuteurs ;
- prépare et suit les dossiers soumis au CoPoD, notamment les dossiers de césure et de formation tout au long de la vie ;
- assure la préparation matérielle et logistique des séances ;
- rédige les comptes rendus et/ou relevés de décisions ;
- assure leur diffusion après validation ;
- tient à jour les outils de suivi des décisions et actions ;
- assure le suivi des décisions prises par le CoPoD et des actions qui en découlent ;
- contribue à la préparation des éléments nécessaires aux échanges avec la Vice-présidence déléguée au doctorat.
Appui et accompagnement transverse
L'agent·e peut contribuer à appuyer administrativement les activités de la Maison du doctorat, en lien avec les priorités définies par la Direction et la politique doctorale de l'Université Paris-Saclay.Dans le cadre de son activité, l'agent·e assure notamment :
- la coordination globale du calendrier des concours et recrutements doctoraux, en lien avec la DRH (le suivi du calendrier des programmes blancs ) ;
- le suivi et la coordination des échanges concernant la plateforme Doctorant-RH ;
- la remontée et le suivi des difficultés rencontrées par les écoles doctorales.
Le profil recherché
Connaissances, savoirs:
- Bonne compréhension de l'environnement universitaire français.
- Connaissance du fonctionnement des instances universitaires.
- Connaissance du paysage doctoral et de l'organisation de la formation doctorale.
- Connaissance des circuits administratifs et décisionnels d'un établissement d'enseignement supérieur.
- Notions de gestion de projet.
- Maîtrise des règles de confidentialité et de protection des données.
- Une connaissance de l'organisation de l'Université Paris-Saclay et de sa politique doctorale constitue un atout majeur.
Savoir-faire:
- Préparer et organiser une instance.
- Rédiger des comptes rendus, relevés de décisions et notes de synthèse.
- Préparer des dossiers d'aide à la décision.
- Coordonner des interlocuteurs multiples.
- Assurer le suivi d'actions et de décisions.
- Construire et exploiter des tableaux de bord.
- Planifier et suivre un projet.
- Hiérarchiser les priorités.
- Respecter des calendriers institutionnels.
- Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs.
Savoir-être:
- Grande rigueur et sens de l'organisation.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Esprit de synthèse.
- Qualités rédactionnelles.
- Aisance relationnelle.
- Diplomatie et capacité à travailler dans un environnement institutionnel complexe.
- Sens du service public.
- Capacité à travailler en transversalité.
- Réactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Bienvenue chez Université Paris-Saclay
Environnement et contexte de travail :
Au sein de l'université, la Maison du Doctorat pilote la politique doctorale et coordonne l'ensemble des actions liées à la formation des doctorants, en lien avec les écoles doctorales et les partenaires académiques et socio-économiques. Elle accompagne environ 4 400 doctorants dans le développement de leurs compétences scientifiques et transversales, ainsi que dans la préparation de leur insertion professionnelle.
Publiée le 04/11/2026 - Réf : 2026-2461543
