Office Manager - Assistanat de Direction H/F BWO Recrutement (Brain Work Office)

OFFICE MANAGER - ASSISTANAT DE DIRECTION

Paris 2e 35 à 42 K€ brut annuel sur 13 mois Perspective de CDI

Vous aimez les environnements à taille humaine, les postes polyvalents et les journées qui ne se ressemblent pas ? Vous avez le sens de l'organisation, aimez faciliter le quotidien d'une équipe et savez prendre des initiatives ?

BWO recrute pour une association professionnelle reconnue, à rayonnement national et international, un Office Manager pour accompagner directement la Direction générale et assurer le bon fonctionnement quotidien de ses bureaux.

Votre rôle

Au sein d'une équipe d'une dizaine de personnes, vous êtes un interlocuteur central de l'organisation. En lien direct avec le Directeur général, vous prenez en charge des missions variées d'assistanat de direction, d'Office Management et de coordination administrative.

Assistanat de direction

- Organiser les déplacements du Directeur général, en France et à l'international, ainsi que ses rendez-vous et réunions.

- Assurer le suivi de ses échanges, notamment quelques mails et appels en anglais.

- Préparer les documents nécessaires à ses rendez-vous et réunions.

- Faciliter son quotidien en anticipant ses besoins et en assurant le suivi des sujets administratifs.

Office Management et vie de bureau

- Veiller au bon fonctionnement des locaux et gérer les relations avec les prestataires : entretien, fournitures, café, eau, équipements...

- Suivre les contrats et les prestations, solliciter les fournisseurs et proposer des améliorations lorsque cela est nécessaire.

- Anticiper les besoins de l'équipe et trouver des solutions concrètes aux sujets du quotidien.

- Contribuer à la qualité de vie au bureau et à la bonne organisation des moments collectifs.

Organisation des événements

- Apporter un soutien logistique à l'organisation d'une trentaine d'événements par an : ateliers, webinaires, journées techniques, conventions et assemblées générales.

- Coordonner les besoins pratiques avec les équipes et les prestataires.

- Participer ponctuellement à des déplacements en région pour accompagner certains événements.

Gestion administrative et suivi des outils

- Mettre à jour le CRM, extraire les données et préparer les fichiers nécessaires aux campagnes d'information et d'invitation.

- Enregistrer les règlements des adhérents et assurer leur suivi, avec les relances nécessaires.

- Contrôler les factures fournisseurs par rapport aux devis, préparer les éléments de règlement et transmettre les justificatifs au cabinet comptable.

- Vérifier les notes de frais et consolider les éléments de suivi sous Excel.

Les conditions proposées

- Contrat : mission d'intérim de 4 mois minimum, avec perspective de CDI.

- Rémunération : 35 à 42 K€ brut annuel sur 13 mois, selon le profil.

- Temps de travail : 35 heures par semaine.

- Télétravail : 2 jours par semaine, les mercredis et vendredis, mis en place rapidement après la prise de poste.

- Congés : 6 semaines de congés payés.

- Avantages : titres-restaurant de 14,36 € par jour (prise en charge à 50 %) et remboursement intégral du Navigo.

- Localisation : Paris 2e, à proximité de Bourse et des Grands Boulevards.

- Prise de poste : début janvier 2027.

Vous aimez être au coeur de la vie d'une structure, faciliter le quotidien d'une Direction et apporter des solutions concrètes ? Parlons-en !