Agent Polyvalent Courrier Flux Numériques - Navette- CDD H/F VILLE DE VERSAILLES

Missions principales :


Gestion des flux entrants et sortants
- Procéder à la préparation à la numérisation des flux documentaires et des courriels, à leur numérisation, au renseignement des métadonnées, au vidéocodage et à leur intégration dans l'outil de GEC YPOK.
- Assurer un premier niveau de contrôle de la cohérence de l'activité : ouverture des courriers, tri, ventilation dans les casiers dédiés et contrôle de la répartition.
- Diffuser le courrier papier au sein des services
- Prendre en charge les courriers départ ..., (affranchissement et contrôle des flammes postales, des plis recommandés, des envois en nombre et des lettres urgentes avant la collecte postale, ...)
- Enregistrement des recommandés expédiés sur le logiciel Excel dédié.
- Collecter et ventiler les plis des conseillers municipaux dans les boites aux lettres dédiées en H+0.
- Contrôle des plis avant dépôt et collecte
- Collecte et enregistrement des travaux de la reprographie.


Traitement des factures à destination du service comptabilité
- Réceptionner les factures, les préparer à la numérisation, les numériser, remplir les champs de métadonnées dans l'outil dédié.
- Ventiler les factures papier par cases et trier par code service-comptabilité.
- Mettre sous pochette et acheminer ces factures à la Direction des Finances pour enregistrement au service comptabilité de la ville
- Récupérer les factures enregistrées auprès du service de la comptabilité et ventiler les pochettes correspondantes dans les différents services.
- Intégrer les factures reçues par mail : remplir les métadonnées absentes et contrôler l'exactitude les métadonnées remontées automatiquement par IXCature.



Remplacement du chauffeur navette
- Réceptionner et collecter le courrier sur les sites externes.
- Trier, contrôler et ventiler les objets à destination et au départ des sites annexes
- Assurer le suivi des plis en liaison avec le service de la reprographie et la Préfecture (contrôle de la légalité) : enregistrement informatique
- Saisir les données dans le tableau de suivi dédié.
- Transporter des courriers divers entre différents sites (de la collectivité et VGP)
- Respecter les délais prévus pour les livraisons
- Veiller au respect du conditionnement des biens transportés


Contrôle et entretien du véhicule
- Détecter et informer des dysfonctionnements du véhicule
- Tenir le véhicule en parfait état de propreté
- Renseigner le carnet de bord du véhicule


Missions ponctuelles :
- Mise à jour du suivi des arrêtés A dans les outils dédiés.
- Contrôle du RIL en collaboration avec un agent en charge du recensement de la population.
- Elaboration du suivi statistique des recommandés arrivés/départs, des arrêtés, des LRE et des PND sous EXCEL