Responsable de l'Unité Administrative et Événementielle - Rosny-Sous-Bois H/F Communes

Sous l'autorité du directeur des sports, le responsable de l'unité administrative et événementielle organise, coordonne et sécurise le fonctionnement administratif de la direction et la préparation de ses manifestations sportives. Il assure le suivi des dossiers, des échéances et des procédures, contribue à la préparation budgétaire et coordonne les partenaires internes et externes. Il encadre et anime les agents affectés à son unité, dans le périmètre fixé par l'organigramme.

MISSIONS PRINCIPALES :

Mission : 1 - Pilotage et coordination administrative
- Organiser l'activité administrative de l'unité, répartir les dossiers et suivre les échéances.
- Superviser la rédaction et la circulation des courriers, notes, comptes rendus, conventions et tableaux de suivi.
- Veiller à la qualité de l'accueil, des réponses aux usagers, aux associations et aux partenaires.
- Formaliser des procédures communes, assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des décisions.

Mission : 2 - Préparation et suivi budgétaire et administratif
- Contribuer au recensement des besoins et à la préparation budgétaire de la direction.
- Suivre les demandes d'achat, devis, bons de commande, prestations et factures en lien avec les services compétents.
- Participer au suivi des conventions, subventions et dossiers administratifs des associations sportives.
- Produire des tableaux de bord et alerter le directeur sur les écarts, délais et difficultés.

Mission : 3 - Conception et coordination des événements sportifs
- Préparer les événements municipaux : calendrier, rétroplanning, budget, logistique, prestataires et communication.
- Coordonner les services municipaux, associations, partenaires et prestataires intervenant sur les manifestations.
- Préparer les réunions techniques, fiches événement, besoins matériels, demandes d'autorisation et bilans.
- Suivre le déroulement opérationnel des événements et organiser les retours d'expérience.

Mission : 4 - Sécurité, conformité et qualité des manifestations
- Intégrer les enjeux d'accueil du public, d'accessibilité, de prévention et de sécurité dès la conception.
- Coordonner la constitution des dossiers de sécurité avec les services et autorités compétents, sans se substituer à eux.
- Identifier les risques, anticiper les besoins en secours, gardiennage, assurances et dispositifs techniques.
- Veiller au respect des procédures de commande publique et des règles applicables aux manifestations.

Mission : 5 - Management et transversalité
- Animer les réunions de l'unité, accompagner les agents et favoriser la continuité de service.
- Assurer une coordination régulière avec les unités techniques, l'EMS et les équipements sportifs.
- Rendre compte au directeur des sports, proposer des améliorations et contribuer aux projets de réorganisation.