Responsable ADV H/F Vitijob

Notre client, beau domaine viticole adossé à une activité de négoce du sud vallée du Rhône, recherche, dans le cadre d'un remplacement, un(e):

Responsable ADV - H/F - CDI

Rattaché(e) à la Direction, vous prenez en charge l'organisation et le fonctionnement du service Administration des Ventes, composé de trois collaborateurs, tout en ayant une fonction très opérationnelle.

À la fois manager et opérationnel(le), vous participez activement à l'ensemble des activités du service. Vous intervenez directement dans le traitement des commandes, le suivi des clients, la coordination logistique et la gestion des dossiers spécifiques, tout en veillant à la bonne organisation et à la performance collective.

Vous êtes en contact régulier avec les clients comptes clefs de l'entreprise.

Véritable relais entre la Direction, les équipes commerciales, les clients et les partenaires logistiques, vous êtes garant(e) de la fiabilité des opérations, du respect des engagements et de la qualité de service.

A ce poste vous assurez également le lien avec les trois sites logistique de l'entreprise et coordonnez les activités d'enlèvements.

Votre rôle consiste à conjuguer implication quotidienne, management de proximité et optimisation des process afin de garantir la fluidité de l'activité et accompagner le développement de l'entreprise, dans le cadre d'un domaine qui vise en 2027 la certification Qualité BRC.

Vos principales missions

Management et organisation du service


Encadrer, animer et accompagner une équipe de trois collaborateurs.

Organiser et répartir les missions en fonction des priorités et de la charge d'activité.

Participer activement aux opérations quotidiennes et apporter votre soutien à l'équipe en fonction des besoins.

Accompagner les collaborateurs dans la résolution des problématiques et la gestion des dossiers complexes.

Veiller à la qualité du travail réalisé, à la réactivité du service et à la continuité des activités.

Favoriser la polyvalence, l'autonomie et la progression des compétences.


Gestion opérationnelle de l'administration des ventes


Prendre en charge directement le traitement d'un portefeuille de commandes clients, de leur saisie jusqu'à leur livraison et au suivi de la satisfaction client.

Assurer le suivi administratif et commercial des ventes : contrôle des tarifs, disponibilité des produits, conditions commerciales et délais.

Gérer les commandes spécifiques, les demandes particulières et les situations nécessitant une intervention directe.

Participer à la préparation et au contrôle de la facturation, des avoirs et des documents commerciaux.

Traiter les réclamations et les litiges clients en lien avec le service qualité des entrepôts.

Veiller à la fiabilité des données et à la bonne tenue des dossiers clients.


Coordination logistique et gestion des flux


Organiser et suivre les expéditions en lien avec les transporteurs et les partenaires logistiques.

Assurer le suivi des livraisons et intervenir directement en cas d'anomalie ou de retard.

Coordonner les flux avec les équipes commerciales et les interlocuteurs concernés par la gestion des stocks.

Anticiper les éventuelles difficultés d'approvisionnement et de disponibilité des produits.

Participer au traitement des litiges transport et marchandises.

Veiller à la conformité des documents administratifs et réglementaires liés à l'activité de négoce de vins.


Interface commerciale et relation clients


Être un interlocuteur privilégié des équipes commerciales pour le suivi et la bonne exécution des ventes.

Entretenir une relation de proximité avec les clients et intervenir directement dans le traitement de leurs demandes.

Assurer le suivi des dossiers sensibles et des situations nécessitant une coordination particulière.

Garantir une circulation fluide des informations entre les différents services.

Etre en capacité de réaliser des ventes additionnelles sur le portefeuille client.


Pilotage et amélioration des pratiques


Suivre les indicateurs d'activité et de performance du service.

Identifier les dysfonctionnements et mettre en place les actions correctives nécessaires.

Faire évoluer les procédures et les méthodes de travail.

Optimiser les outils de gestion et les process afin de gagner en efficacité et en fiabilité.